Báo cáo quản trị thường được phòng tài chính hay kế toán quản trị lập nên để tham vấn cho sếp đưa ra chiến lược hướng đi đúng đắn, bám sát mục tiêu cho tổ chức.
Tuy nhiên, hiện nay thực trạng cho thấy:
- 70% người thực thi chưa biết cách lập BCQT sao cho hiệu quả đúng ý sếp, bám sát mục tiêu kinh doanh.
- 80% kế toán viên xây dựng báo cáo quản trị vẫn còn thủ công, gây mệt mỏi, mất thời gian khi kế hoạch thay đổi phải điều chỉnh lại thông tin.
- 92% người lập mới chỉ dừng lại ở việc “thống kê” dữ liệu quá khứ. Họ chưa hiểu ý nghĩa đằng sau những con số và phân tích giúp chủ doanh nghiệp ra các quyết định quan trọng.
Hiểu được những khó khăn mà người lập báo cáo gặp phải, đội ngũ chuyên gia Việt Hưng chúng tôi đã tổ chức các lớp offline & online ”Khóa Huấn luyện lập và phân tích Báo cáo quản trị’’ giúp học viên tự tay triển khai và sở hữu những báo cáo Power BI quản trị đẹp – thân thiện – tổng quan – nhanh – theo tiêu chuẩn của tổ chức phân tích dữ liệu và tài chính thế giới.
1.Những điều cần lưu ý khi lập báo cáo Power BI
Trước khi bắt tay vào xây dựng báo cáo Power BI quản trị doanh nghiệp bạn cần đặc biệt chú ý:
Thứ nhất: Người lập báo cáo quản trị phải là người hiểu về công ty tường tận đến từng chi tiết nhỏ.
Thứ hai: Hệ thống báo cáo quản trị cần được thiết lập dựa trên 2 nguyên tắc sau:
- Xây dựng dựa trên 3 yếu tố then chốt: Lập – Đọc – Phân tích.
- Không copy, sao chép báo cáo quản trị. Tình trạng SXKD của mỗi công ty là khác nhau, không đơn vị nào giống đơn vị nào cả. Vì vậy không copy, sao chép là nguyên tắc rất quan trọng. Chúng ta có thể tham khảo cách làm, quy trình xây dựng báo cáo quản trị ở những đơn vị khác, nhưng tuyệt đối nội dung và số liệu là không thể sao chép.
Thứ 3: Hãy học hỏi chuyên môn & tư duy toàn cầu để xây dựng báo cáo trên nền tảng công nghệ 4.0: Power Bi, Power Pivot, Power Query với kĩ năng đồng bộ dữ liệu. ĐIều này sẽ giúp quá trình làm báo cáo của bạn từ 7 ngày giảm xuống chỉ còn 30 phút.
2. Quy trình xây dựng báo cáo Power BI
Chi tiết quy trình xây dựng báo cáo Power BI để quản trị bao gồm 06 bước sau:
Bước 1- Xác định nhu cầu sử dụng thông tin BCQT:
Người xây dựng BCQT cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được các mục tiêu cơ bản của báo cáo. Cần xác định được các thông tin cơ bản như: Ai là người xem BCQT? BCQT phải cung cấp được những thông tin gì? Yêu cầu về thông tin cung cấp (giới hạn về thời gian, chi phí)?
Bước 2 – Xác định nội dung báo cáo:
Đây chính là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định, tác giả sẽ tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày làm sao để phù hợp dễ dàng truyền tải thông tin tới người xem.
Bước 3 – Thu thập dữ liệu:
Có thể từ nguồn dữ liệu bên trong hoặc bên ngoài, sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng cần phải có kế hoạch chi tiết để tập hợp được toàn bộ các thông tin cần dùng cho BCQT. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể từ hệ thống Tài chính – Kế toán, hệ thống Nhân sự, Kinh doanh… hay một số bộ phận phòng ban khác có liên quan. Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiến lược phát triển ngành nghề lĩnh vực liên quan của doanh nghiệp. Có nhiều cách để tác giả có thể thực hiện được công việc ở bước này: có thể là cập nhật thủ công, cập nhật báo cáo trên các hệ thống phần mềm bổ trợ. Hoặc có thể qua khảo sát, điều tra, tiếp nhận dữ liệu có sẵn từ tài nguyên internet.
Bước 4 – Xử lý và phân tích dữ liệu:
Từ những dữ liệu thô đã tổng hợp, người xây dựng cần phải có những kỹ năng nhất định liên quan tới các công cụ xử lý và phân tích tiêu biểu ở đây là công cụ Power BI, Power Query, Power Pivot,..mới có thể tạo ra những báo cáo với nội dung biểu đồ, đường xu hướng trực quan đặc thù. Ngoài ra kỹ năng đọc hiểu, phân tích, đánh giá là rất quan trọng, đòi hỏi người lập phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.
a.Trích Xuất Dữ Liệu
Power BI hỗ trợ trích xuất dữ liệu với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau một cách nhanh chóng và đơn giản. Với dữ liệu Excel, bạn có thể trích xuất từ file trong máy tính hoặc lưu trên cloud. Ngoài kết nối dữ liệu phổ biến như Excel, Power BI dễ dàng kết nối tới các cơ sở dữ liệu SQL và các cloud services thịnh hành như Salesforces, Google Analytics, Zendesk, … giúp ban quản trị có một góc nhìn toàn diện 360 độ về tình hình kinh doanh.
b.Chuyển Đổi Và Định Dạng Dữ Liệu Bằng M
Định dạng, thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu là một bước vô cùng quan trọng và tốn kém thời gian của các chuyên viên phân tích. Power BI hỗ trợ Power Query giúp trích xuất và chuyển đổi dữ liệu như ý muốn. Sử dụng các tính năng khác nhau từ tạo cột, giữ cột, ghép và biến đổi định dạng dữ liệu sẽ tiết kiệm thời gian lọc và làm sạch dữ liệu. Bên cạnh đó, ngôn ngữ lập trình M giúp chúng ta xử lý các quá trình hợp nhất các bảng dữ liệu.
c.Thiết Kế Mô Hình Dữ Liệu Bằng Power Pivot
Một trong những điểm mạnh của Power BI nằm ở Powerpivot hay còn gọi là Data Model. Với khả năng xây dựng data model, PowerBI kết nối cấc bảng dữ liệu với nhau dựa theo những mối quan hệ của các trường. Từ đó có thể dễ dàng thiết kế các phép tích cho những số liệu hoặc KPI. Khi sử dụng các bảng dữ liệu của AdventureWorks, có thể thấy bảng Date, Territory và Product được đưa vào như những bảng dữ liệu phụ để tra cứu kết nối với bảng dữ liệu chính về các đơn hàng và doanh thu bán hàng Internet Sale.
d.Thực Hiện Tính Toán Và Tạo KPI Measure Với DAX
Trong mỗi báo cáo thì những KPI như chỉ số về doanh thu, tăng trưởng là những thông tin quan trọng và căn bản nhất. PowerBI giúp thực hiện các tính toán dễ dàng với DAX(hay còn gọi là Data Analysis Expressions). DAX cho phép tạo ra những cột tính (Calculated Columns) mới dựa trên các cột khác tương tự như ở Excel hoặc measure, một phép tính cơ động thay đổi dựa trên pivot table. Sự kết hợp của mô hình dữ liệu khi có bảng thời gian Date cũng dễ dàng giúp thực hiện các phép tính về thời gian (Time Intelligence) một cách dễ dàng để phân tích doanh thù trong tháng hay từ đầu năm đến hiện tại so sánh cùng kỳ năm ngoái.
e.Tạo Biểu Đồ Và Thiết Kế Báo Cáo
Biểu đồ và trực quan hóa dữ liệu đã dần trở nên quan trọng và cần thiết với công nghệ quản lý thông minh hiện tại. Những đồ thị có khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng và giúp hiển thị những yếu tố cần tập trung quan tâm nhằm đưa ra quyết định chính xác và kịp thời. Thiết kế một báo cáo không đơn giản chỉ là về cách sắp đặt vị trí các biểu đồ mà còn cần quan tâm đến tâm lý người sử dụng báo cáo một cách trực quan. Power BI hỗ trợ những công cụ giúp thiết kế báo cáo nhanh chóng dễ dàng và đẹp đẽ giúp người sử dụng có thể chỉnh sửa theo nhu cầu.
f.Chỉnh Sửa Định Dạng Số Liệu, Màu Sắc Và Thông Tin Tra Cứu
Số liệu với cách định dạng phù hợp sẽ giúp người đọc nhận diện dễ dàng, tiện lợi cho so sánh. Cũng như việc xử lý màu sắc cho các tín hiệu hiệu suất kém và tốt cũng cần phải trực quan khiến người đọc dễ hiểu. Power BI tạo ra nhiều sự lựa chọn cho việc định dạng số liệu và thiết kế biểu đồ. Các thông tin chi tiết được hiển thị khi di chuyển con trỏ xung quanh điểm dữ liệu cũng có thể thiết kế và chỉnh sửa riêng.
g.Kiểm Tra Tính Tương Tác Và Hiệu Suất Của Báo Cáo
Là một công cụ báo cáo thế hệ mới, tính năng tương tác giữa các số liệu, bảng biểu trở nên dễ dàng hơn với PowerBI. Tuy nhiên, người thiết kế cần phải chi tiết để ý và kiểm tra các tính tương tác giữa các biểu đồ giúp người đọc không bị hoang mang. Những tính tương tác này bên cạnh việc phụ thuộc bởi mô hình dữ liệu, còn bị chi phối bởi các công thức tính toán và phép toán, vì vậy hiệu suất báo cáo là một điều vô cùng cần chú ý. Một báo cáo tốt và hoàn chỉnh phải thực hiện các tương tác và cập nhập tính toán chưa đến 3s, thậm chí là ngay lập tức. Power BI với bản cập nhật mới nhất sử dụng Performance Analyzer hỗ trợ chúng ta kiểm soát hiệu suất báo cáo dựa trên thời gian tải và cập nhập từng biểu đồ, phép tính, tương tác.
Bước 5 – Lập và trình bày BCQT:
Đây là bước có vai trò quan trọng, một lần nữa khẳng định được năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và tư duy tốt vẫn chưa đủ, tác giả cần diễn giải và truyền đạt thông tin bằng văn bản tốt để hỗ trợ tối đa cho công việc của nhà quản trị. Việc trình bày BCQT không có khuôn mẫu chung, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình. Yêu cầu của việc trình bày cần phải ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, dễ xem và dễ hiểu.
Ngoài ra quá trình công bố BCQT sẽ cần quan tâm tới các nội dung sau:
- Đối tượng sử dụng báo cáo quản trị: Cần xác định được rằng đối tượng sử dụng báo cáo ở đây là ai? Cổ đông Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung hay cho tới nhà quản trị cấp cơ sở.
- Kỳ báo cáo: Phụ thuộc yêu cầu từ nhà quản lý, BCQT có thể được công bố theo định kỳ tháng, quý, năm hay yêu cầu bất chợt tại 1 thời điểm nào đó.
- Hình thức công bố: BCQT có thể được truyền tải bằng lời, bằng văn bản nhưng trong kỷ nguyên số lan tỏa nhanh như hiện nay, chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng nền tảng Power BI để có thể công bố trên hệ thống máy tính nhanh chóng, tiện lợi trong việc quản lý, chỉnh sửa và xử lí dữ liệu.
Bước 6 – Lưu trữ và kiểm soát BCQT:
BCQT được xem là tài liệu mật tối cao trong mỗi doanh nghiệp, phạm vi công bố của Báo cáo này cũng cần phải được quy định và xác lập từ trước. Bên cạnh đó với vai trò quan trọng thì việc lưu trữ và kiểm soát BCQT là một công việc quan trọng. Doanh nghiệp cần phải có bộ phận, nhân sự chuyên trách uy tín cho công việc này.
Học viên Kế toán Việt Hưng Phân tích các mẫu Báo cáo Power BI giúp ban lãnh đạo ra quyết định quản trị thông minh
Các nhà quản trị hay lãnh đạo trong doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định một cách tùy ý. Cơ sở để họ đưa ra quyết định là các số liệu đến từ hệ thống báo cáo quản trị. Những số liệu từ báo cáo tài chính chỉ liên quan đến chi phí, doanh thu hay lợi nhuận không chỉ trở thành cơ sở đưa ra quyết định liên quan đến cả doanh nghiệp. Chỉ khi kết hợp với các số liệu liên quan đến tình hình vận hành trong thực tế để phân tích mới là cơ sở vững chắc nhất cho những quyết định của nhà điều hành.
Vậy, phân tích báo cáo quản trị nào bạn cần bám những chỉ tiêu nào theo hàng tháng/ quý/ năm?
- Báo cáo kinh doanh: Phân tích về đo lường doanh thu, chi phí, lợi nhuận của bạn có đạt như kế hoạch đặt ra hay không, hoàn thành bao nhiêu %, hàng hoàn đổi trả bao nhiêu, chủ yếu nhóm nào?… Nguyên nhân nào khiến doanh thu giảm, chi phí tăng, do khách hàng rời bỏ, hay do cửa hàng nào, hay do khâu chăm sóc khách hàng kém …Tháng nào cao điểm, tháng nào thấp điểm? Thấp điểm tập trung cải tiến sản phẩm. Nhân sự tháng cao điểm hoạch định thế nào, vốn lấy từ đâu,…?
- Báo cáo tồn kho: Kiểm soát hàng trong kho bán chạy hay lỗi thời, từ đó ra chiến dịch khuyến mãi, giảm giá thu hồi vốn, tiền đang nằm ở kho bao nhiêu?
- Báo cáo công nợ: cho biết khách đã thanh toán bao nhiêu, nợ bao nhiêu, bao nhiêu % nợ xấu, khó đòi, tiền bán hàng đang nằm nhiều ở đâu (trong két hay ở phải thu khách hàng)?
- Báo cáo dòng tiền: giúp ta trả lời được tiền thu về có đúng theo kế hoạch hay không, tiền dư và tiền thu tháng tới có đủ trang trải hoạt động, hay hết tiền phải lên kế hoạch vay gấp? Vay bao nhiêu? Khi nào vay?