Ủy nhiệm chi do khách hàng lập, ký và điền thông tin theo mẫu ủy nhiệm chi mà ngân hàng quy định, làm căn cứ để ngân hàng trích tiền từ tài khoản khách hàng trả cho người thụ hưởng. Để hiểu hơn ủy nhiệm chi là gì và cách viết ủy nhiệm chi như thế nào.
1. Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi của ngân hàng là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt mà thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Uỷ nhiệm chi do ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, khi phát sinh giao dịch, kế toán mang ủy nhiệm chi có thông tin đầy đủ và chính xác của người trả tiền và người hưởng thụ ra ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào ủy nhiệm chi để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán.
Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì ngân hàng sẽ nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên không có thỏa thuận khác.
Ví dụ: Chị An mua hàng của công ty Việt Hưng với hình thức thanh toán chuyển khoản thì chị An sẽ đến ngân hàng (nơi chị An mở tài khoản) lập ủy nhiệm chi và nhờ ngân hàng trích khoản tiền từ tài khoản mình để thanh toán cho công ty Việt Hưng.
2. Cách viết ủy nhiệm chi
a. Phần kế toán doanh nghiệp ghi
- Ngày, tháng, năm: ghi rõ ngày tháng giao dịch
- Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp
- Số tài khoản: Số tài khoản công ty chuyển tiền
- Tại ngân hàng: ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản
- Đơn vị thụ hưởng: Tên công ty được nhận tiền thanh toán
- CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Bỏ trống
- Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền
- Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng, nơi mà doanh nghiệp đối tác có tài khoản
- Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng vào ô này. Ví dụ như: 2.000.000đ
- Số tiền bằng chữ: ghi đúng số tiền đã ghi ở trên thành chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự ./. Ví dụ như: Hai triệu đồng./.
- Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán
Ví dụ: Thanh toán tiền mua hàng tuyển dụng nhân sự
- Đơn vị trả tiền
Chủ tài khoản: giám đốc ký và đóng dấu tròn tại đây. Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu
Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.
b. Phần dành cho ngân hàng ghi
- Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán
- Loại tiền: VNĐ
- Tài khoản ghi nợ
- Tài khoản ghi có
- Kế toán ký và đóng dấu.