Quyết toán thuế là công việc vô cùng quan trọng và không thể tránh khỏi trong doanh nghiệp. Nếu như người kế toán không có kinh nghiệm hoặc không có sự chuẩn bị kĩ lưỡng trước khi Cơ quan thuế xuống kiểm tra thì có thể sẽ không bảo vệ được lợi ích của doanh nghiệp.
Trong nội dung dưới đây, các kế toán trưởng của Kế toán Lê Ánh sẽ chia sẻ với bạn một số kinh nghiệm Quyết toán thuế khi cơ quan thuế xuống quyết toán.
1. Công việc kế toán cần chuẩn bị khi Quyết toán thuế
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, để không bị động, chúng ta phải chuẩn bị cẩn thận những công việc sau:
- Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm ta việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng
- Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
- Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định
- Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật
- Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế
- Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch
- Làm việc và giải trình với cơ quan thuế
2. Các loại sổ sách, chứng từ kế toán cần chuẩn bị trước khi Quyết toán thuế
- Giấy phép đăng ký kinh doanh (giấy phép thành lập doanh nghiệp)
- Phiếu thu, chi, nhập xuất…..
- Tờ khai hàng tháng: Chuẩn bị tờ khai của các tháng trong năm mà doanh nghiệp mình quyết toán.
- Sổ sách: In, ký tên, đóng dấu đủ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho…
- Chứng từ : Chuẩn bị đầy đủ, hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động…
- Kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra kê khai trong phụ lục 01, 02 của tờ khai đúng, đủ hay không? hóa đơn có hợp pháp không…
- Kiểm tra các khoản chi phí: Chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ hay không? Kiểm tra chi phí tiền lương, BHXH… các bạn nên lưu ý hợp đồng lao động phải đúng và đầy đủ, chi lương = tiền mặt phải có chữ ký nhận và chữ ký phải phù hợp với hợp đồng lao động …các khoản chi phí quảng cáo, khuyến mãi… xem có đủ chứng từ, vượt mức khống chế không?…
- Kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại ( Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ trường hợp giảm giá vốn hàng bán bị trả lại có hợp lý hay không..)
- Về TSCĐ: Kiểm tra thời gian trích khấu hao đúng theo quy định, có mở thẻ theo dõi TCSĐ… (việc không in thẻ theo dõi TCCĐ cũng là phần việc quan trọng mà KT ta ít quan tâm, nếu k có chứng từ này, phần chi phí trích khấu hao của đơn vị có thể sẽ bị loại)
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Là căn cứ để cơ quan thuế và đơn vị dễ đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán.
- Báo cáo tài chính (BCĐKT, BCĐPS, BC KQKD, LCTT, TM BCTC….)
- Thời gian làm việc: Có thể trong vòng 3-7 ngày, tùy quy mô cty, còn lại đoàn đề nghị cung cấp file mềm để về cơ quan đối chiếu kiểm tra trước khi đưa ra kết quả thanh tra cuối cùng, vỉ vậy các bạn phải chuẩn bị nếu làm bằng phần mềm thì quan tâm đến việc kết xuất dữ liệu, chủ yếu các tài khoản loại 6.
3. Một số kinh nghiệm cần chuẩn bị khi đón tiếp Cơ quan thuế:
Nhân viên thuế hay đề nghị lịch kiểm tra thích hợp với chính họ, như ngày chuẩn bị làm báo cáo hàng tháng chẳng hạn. Lý do là trong những ngày này doanh nghiệp chưa nộp báo cáo nên họ còn “rảnh”. Tuy nhiên, hãy thẳng thừng đề nghị một ngày thích hợp với chính bạn và lưu ý rằng bạn có quyền này.
Bạn nên chuẩn bị một phòng riêng biệt phục vụ cơ quan thuế trong 3 ngày liên tiếp, tránh việc các trao đổi của nhân viên trong công ty đến tai cán bộ thuế những thông tin không được phép, hoặc các chứng từ, tài liệu nội bộ không được kê khai vào sổ sách thuế bị phát hiện khi để cơ quan thuế ngồi chung với các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán
Bạn cần đề nghị với Giám đốc công ty thành lập một quỹ nhỏ chi phí gọi là “quỹ đón tiếp thuế” để chủ động trong việc tiếp đón như trà nước, mời ăn, trả tiền taxi… khi cần thiết để không phải bị động mỗi lần cán bộ thuế có nhã ý đề xuất. Tất nhiên quỹ này rất nhỏ và chỉ là chi phí đón tiếp chứ không phải là quỹ để chi các khoản phong bì hay truy thu thuế.
Việc đưa ra các yêu cầu như có xe đưa đón nhân viên thuế đi kiểm tra, với lý do cục thuế không có xe, đi ăn trưa, nhờ mua cái nọ cái kia ….là chuyện bình thường. Do vậy bạn cần cân nhắc xem cái nào bạn có thể đáp ứng được để tạo mối quan hệ hữu hảo để dễ làm việc, cái nào là quá đáng quá thì bạn cần có thái độ từ chối kiên quyết nhưng khéo léo và lịch thiệp
Chủ doanh nghiệp có thể hoặc không đồng tình với bạn về vài điểm trên đây. Cần nhất là thông nhất với sếp của bạn trước về cách làm việc với nhân viên thuế. Tuy nhiên, tốt nhất là bản thân bạn nên sắp xếp trước từ lịch làm việc, phân công, giấy tờ.
Để chắc chắn mọi hồ sơ, giấy tờ, số liệu của hệ thống kế toán đã ổn, không còn sai sót lớn… thì tốt nhất bạn nên đề nghị sếp thuê một đơn vị thứ 3 hoặc đề nghị một bộ phận nào đó trong công ty (như là ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ…) kiểm tra, rà soát lại một lần nữa thật chắc chắn trước khi cơ quan thuế đến.
Quyết toán thuế là một trong những công việc kế toán hết sức quan trọng, nó không chỉ đòi hỏi bạn am hiểu về luật thuế mà bạn còn phải biết áp dụng nó một cách linh hoạt, xử lý nhanh – hiệu quả để không gây tổn thất trong nghiệp. Kế toán Lê Ánh hi vọng những thông tin trong bài viết có thể giúp ích cho bạn.