Kinh nghiệm quyết toán thuế về Chi phí lương của Chủ sở hữu Công ty TNHH 1 TV do cá nhân làm chủ
Trích: Tại tiết d, điểm 2.5, khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 02/08/2014, áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2014 trở đi và thay thế cho Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012, hướng dẫn các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:
“d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.”
Tuy nhiên, trong các năm 2012 – 2015 kế toán đơn vị vẫn ghi nhận Chi phí tiền lương của Chủ sở hữu Công ty vào Chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp. Khoản chi này sẽ bị truy thu và tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.
(Tham khảo thêm tại Công văn số 7278/Ct-Htr ngày 26/11/2015 do Cục thuế HN ban hành)
1. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các bút toán phân bổ CCDC, trích khấu hao TSCĐ
Trong năm 2012, kế toán đơn vị thực hiện không nhất quán, không liên tục, có tháng phân bổ và trích khấu hao, có tháng không thực hiện (Tháng 8/2012 có trích khấu hao nhưng Tháng 9 – 12/2012 không thực hiện, Từ Tháng 1 – 6/2013 không trích khấu hao, không phân bổ chi phí trả trước).
⇒ Như vậy không chỉ sai sót về mặt kế toán mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp
2. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Bút toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ:
– Doanh nghiệp nên thực hiện Bút toán kết chuyển thuế GTGT tương ứng với kỳ khai thuế GTGT (theo tháng hoặc theo quý) chứ không nên thực hiện Bút toán này vào thời điểm cuối năm tài chính.
– Trong năm 2014, kế toán đơn vị có thể thực hiện sai Bút toán kết chuyển thuế GTGT. Số liệu TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ: Dư đầu kỳ: 0; Số phát sinh Nợ: xxx.xxx.xxx đồng; Số phát sinh Có (kết chuyển sang TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp):x xx.xxx.xxxđồng => Vô lý, không thể kết chuyển vượt quá số thuế GTGT được khấu trừ.
3. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các khoản vay và chi phí lãi vay
Trường hợp công ty có vay vốn ngân hàng thì sẽ không được để tồn quỹ tiền mặt cao nhất ở thời điểm ngân hàng giải ngân.
Nếu kế toán để tồn quỹ tiền mặt quá cao thì phải làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như: Chi phí marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, .… không có hóa đơn để giảm quỹ.
Doanh nghiệp thường tạo ra những khoản chi phí hợp lý nhưng cần ghi ra không có hóa đơn nhé, để sau này loại ra khi quyết toán thuế.
Vì nếu ở thời điểm doanh nghiệp vay ngân hàng ghi nhận tồn quỹ tại công ty lớn hơn số tiền đi vay thì sẽ không được tính chi phí lãi vay này vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra.
Lưu ý: Quỹ tiền mặt sẽ không được để âm tiền.
VD: Tại thời điểm 31/12 các năm tài chính TK 111 (tiền mặt) luôn tồn quỹ khoảng hơn x tỷ – hơn x tỷ nhưng Doanh nghiệp lại đi vay ngắn hạn và chi trả lãi vay. Như vậy có thực sự hợp lý? Số liệu kế toán có phản ánh đúng thực trạng hoạt động SXKD của đơn vị không? Và một người kế toán có kinh nghiệm có nên để các thông tin như vậy cho các cơ quan chức năng?
⇒ Với sai sót trên, cơ quan thuế có thể nghi ngờ doanh nghiệp góp vốn ảo, khống (Luật doanh nghiệp nghiêm cấm hành vi góp vốn khống và có chế tài xử phạt) và bị loại chi phí lãi vay theo quy định của Luật thuế TNDN.
4. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các khoản chi hội nghị khách hàng (xxxxtr đồng) phân bổ ghi nhận vào Chi phí trả trước và phân bổ:
Cơ quan thuế chỉ chấp nhận các khoản chi này khi có đầy đủ các hồ sơ sau:
- Kế hoạch thực hiện hội nghị khách hàng được cấp thẩm quyền phê duyệt (Dự trù kinh phí, số lượng khách mời, mục đích thực hiện…)
- Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán (nêu rõ kinh phí, địa điểm, thời gian thực hiện)
- Danh sách khách mời, thông tin của khách mời.
- Các hình ảnh, video…chứng minh.
5. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, thủ tục tăng vốn điều lệ
– Tại thời điểm kiểm tra: Vốn điều lệ: x tỷ đồng; Vốn khác: xxxx tỷ đồng. Trong các năm 2009 – 2012, đơn vị đã ghi nhận các nghiệp vụ tăng vốn góp vào TK 4118 (Vốn khác – Hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
Theo các văn bản hướng dẫn về chế độ, chuẩn mực kế toán..thì “Nguồn vốn khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu (ngoài Vốn đầu tư của chủ sở hữu/ Vốn điều lệ) gồm: lợi nhuận chưa phân phối, tăng vốn bằng phát hành cổ phiếu mới, các quỹ đầu tư phát triển, dự phòng tài chính…”.
Như vậy, với việc tăng vốn của công ty phải được hạch toán vào nguồn vốn góp của chủ sở hữu (các cổ đông công ty).
– Đối với việc tăng vốn của công ty theo Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán thì đơn vị phải tiến hành: Thủ tục tăng vốn điều lệ đối với công ty cổ phần (Nghị định 43/2010/NĐ-CP), đăng ký/ báo cáo kết quả chào bán cổ phiếu riêng lẻ đối với công ty cổ phần chưa phải là công ty đại chúng gửi Sở kế hoạch và Đầu tư.
6. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Nghiệp vụ góp vốn liên doanh/ đầu tư vào đơn vị khác
– Trong năm 2009, kế toán đơn vị có ghi nhận Nghiệp vụ: thu lại vốn góp lien doanh/ đầu tư vào đơn vị khác và không phản ánh lãi/ lỗ từ hoạt động đầu tư.
Thông thường khi kiểm tra, quyết toán thuế, cán bộ thuế sẽ yêu cầu cung cấp: Văn bản chấp thuận của Đại hội đồng cổ đồng/ Hội đồng quản trị về việc góp vốn liên doanh/ đầu tư; Biên bản liên doanh; Biên bản hoàn trả vốn đầu tư; Lợi nhuận thu được từ hoạt đồng Liên doanh/ đầu tư
7. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Tính và ghi nhận giá nhập kho hàng hóa.
– Giá hàng hóa nhập kho (Chuẩn mực số 02 về Hàng tồn kho): Giá mua hàng hoá + Chi phí phát sinh từ hoạt động mua hàng hóa – Các khoản giảm trừ (giảm giá, khuyến mại…).
Cụ thể đối với đơn vị: Giá ô tô nhập kho = Giá mua theo Hợp đồng (Giá CIF hoặc FO + Cước biển (nếu là nhập khẩu theo PT: FO + Các loại thuế + Các chi phí Handing, THT, nâng rỗng, hạ rỗng, vệ sinh cont..+ Cước vận chuyển nội địa.
– Qua kiểm tra các năm 2009 – 2012, kế toán đơn vị đã không phản ánh đúng giá hàng hóa nhập kho ( Thay vì hạch toán vào Tài khoản 156: Hàng hóa thì kế toán đơn vị lại hạch toán vào tài khoản 142, 242 và kết chuyển vào Chi phí kinh doanh) dẫn đến giá xuất kho sai, giá vốn hàng bán sai
8. Kinh nghiệm quyết toán thuế về So sánh tỷ lệ giá vốn hàng hóa/ Doanh thu các năm
– So sánh tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu các năm thì tỷ lệ giá vốn hang bán dao động từ 96% – 99,2%. Đối với doanh nghiệp thương mại thì tỷ lệ Giá vốn hàng bán/ Doanh thu của đơn vị bất hợp lý.
– Ngoài ra, kế toán đơn vị chưa ghi nhận đúng giá hàng hóa nhập kho dẫn đến giá vốn hàng bán sai. Nếu kế toán đơn vị hạch toán đúng giá nhập xuất kho (ngoài sai sót ghi nhận các chi phí nhập mua hàng hóa) thì tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu của đơn vị có thể > 100%.
– Trong trường hợp: Giá vốn hàng bán của đơn vị lớn hơn hoặc bằng doanh thu. Khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh quyết toán có thể ấn định giá trên cơ sở giá giao dịch thông thường trên thị trường (Điểm 1 Mục I Thông tư 69/2002/TT-BTC ngày 16/08/2002 ( trước 07/05/2010) Khoản 2 Điều 4 Thông tư 71/2010/TT_BTC ngày 07/05/2010 (thay thế Thông tư 69/2002/TT-BTC) hoặc Công văn số 2900/TCT-CS ngày 18/08/2011).
– Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có doanh thu lớn, giá vốn hàng bán chiếm tỷ lệ cao, lỗ kéo dài..cơ quan thuế thường nghi ngờ doanh nghiệp có hành vi gian lận thuế, trốn thuế và có thể bị xử phạt truy thu 1 – 3 lần ( Điều 107, 108 Luật Quản lý thuế).
9. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các nghiệp vụ dư có Tài khoản 131
– Trong các năm 2009 – 2012, kế toán đơn vị phản ánh các bút toán phát sinh giảm tài khoản 131: Phải thu khách hàng với số tiền lớn (Tổ chức: xxxxx).
Do chưa kiểm tra chi tiết Hợp đồng, chứng thu tiền, chi tiền nên chỉ có thể tạm nhận định việc phát sinh giảm TK 131 là do: khách hàng ứng trước tiền mua hàng; ký quỹ nếu là tổ chức phân phối…
Tuy nhiên, Số dư Có tài khoản kéo dài và các nghiệp vụ hoàn trả bằng tiền mặt..Với các nghiệp vụ này, CB thuế sẽ yêu cầu cung cấp Hợp đồng, chứng từ thu, chi tiền, giải trình ..do CQ thuế nghi ngờ việc trốn doanh thu (bán hàng không xuất hóa đơn).
10. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Hạch toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang năm nay vào ngày đầu năm tài chính:
– Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối được phân ra 02 tài khoản chi tiết: 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước và 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
– Về nguyên tắc hạch toán: Tại ngày đầu năm tài chính kế toán cần kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang LN chưa phân phối năm này bằng bút toán:
N 4212/ C 4211: nếu lãi hoặc N 4211/ C 4212: nếu lỗ.
(Giả sử năm trước lãi và lãi lũy kế thì số dư cuối năm trước thể hiện ở bên Có TK 4212, sang tài chính tiếp theo hạch toán N 4212/ C 4211: để chuyển lãi năm nay sang năm trước nhằm tách lợi nhuận từng năm và số dư Nợ hoặc Có cuối kỳ tài khoản 4212 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản chỉ thể hiện lợi nhuận của năm hiện hành)
– Mục đích của việc hạch toán bút toán này ngoài việc đúng bản chất, hướng dẫn theo chế độ kế toán còn giúp người đọc báo cáo tài chính nhìn rõ lợi nhuận năm nay là bao nhiêu, năm trước là bao nhiêu.
11. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các bút toán đối ứng tài khoản:
– Ngày 28/02/2009, kế toán đơn vị phản ánh Bút toán đối ứng giữa tài khoản 131 và 311: xtỷ ( 131- x). Nghiệp vụ này sai về bản chất tài khoản, nguyên tắc hạch toán và ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của đơn vị.
– Trong năm 2013, kế toán đơn vị phản ánh bút toán đối ứng tài khoản 511 với 2111: x đồng. Nghiệp vụ này sai về nguyên tắc đối ứng tài khoản.
12. Những điều cần biết khác khi quyết toán thuế TNDN
Trường hợp doanh nghiệp quyết toán tiền lương tháng 13 và thưởng tết trong năm đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý vì theo cách tính của cơ quan thuế là doanh nghiệp bị lỗ thì không được có những chi phí này, tuy nhiên đây là yếu tố mang tính tùy biến với mỗi đơn vị thuế.
– Chi phí quà tặng cho khách hàng bị loại ra,thì chi phí của nhân viên khi đi tặng quà cũng sẽ bị loại. Như vậy khi hạch toán chi phí quyết toán thuế không nên ghi là đi tặng quà chỉ cần ghi là đi công tác sẽ được tính vào chi phí được trừ.
– Làm rõ những phí khấu hao tài sản cố định cần phải có File phân bổ chi tiết để khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ không bị loại.
13. Hướng dẫn hạch toán đầy đủ những loại chi phí khác
– Khi quyết tóan thuế doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng đầu là chi phí hợp lý hay không hợp lý để biết được khi loại ra những chi phí không hợp lý luôn.
– Với những khoản chi không có hóa đơn thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi… không có hóa đơn”, hoặc “Chi…có hóa đơn nhưng không hợp lệ”.