Hướng dẫn trình tự thủ tục chuyển đổi hóa đơn theo thông tư 78, NĐ 123

Khi Doanh nghiệp nhận được Thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính.

1. Thời hạn chuyển đổi: Thực hiện theo nội dung của thông báo mà cơ quan thuế đã gửi qua mail cho Doanh nghiệp (Trong nội dung mail thông báo đã ghi rõ về khoảng thời gian doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi
2. Hình thức hóa đơn chuyển đổi: Sang loại “Có mã của cơ quan thuế” hoặc “Không có mã của cơ quan thuế“
=> Nội dung này cũng đã được cơ quan thuế ghi rõ trong nội dung của mail thông báo hoặc các bạn có thể xem chi tiết tại thông báo mà cơ quan thuế đính kèm trong mail thông báo
3. Hướng dẫn trình tự thủ tục chuyển đổi hóa đơn theo thông tư 78, NĐ 123

Sau khi  nhận được Email thông báo về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

Bước 1. Làm tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT
– Sau khi nhận được thông báo từ Cơ quan thuế, các doanh nghiệp cần đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT theo mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo NĐ 123/2020/NĐ-CP
– Doanh nghiệp làm tờ khai trên phần mềm / trang web lập hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp giải pháp dịch vụ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng => Rồi gửi đến cơ quan thuế thông qua Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT.
Bước 2. Tiếp nhận thông báo chấp nhận thực hiện HĐĐT
Trong thời gian 1 ngày làm việc sau khi gửi mẫu đăng ký sử dụng HĐĐT tại bước 1, DN sẽ nhận được thông báo chấp nhận (hoặc không chấp nhận) đăng ký sử dụng HĐĐT.

+- Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78
+ Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Bước 3️. Thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó (nếu có)
– Sau khi chuyển đổi thành công (Khi nhận được Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế), Quý Doanh nghiệp thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và tuân thủ theo các quy định của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
– Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Khi nhận được Thông báo về việc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT của cơ quan thuế), Quý doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
Lưu ý:
+ Trong thời gian chờ đợi thông báo chấp nhận, DN vẫn có thể xuất HĐĐT loại cũ theo thông tư 32/2021/TT-BTC hoặc hóa đơn giấy như trước nếu cần sử dụng. 
Bước 4️. Lập HĐĐT khi có giao dịch cung cấp hàng hóa dịch vụ đúng nội dung và định dạng quy định.
Theo Nghị định 123, DN sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa./.
Bước 5: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)
Tại kỳ thực hiện hủy hóa đơn (Tháng/quý: tùy theo kỳ kê khai báo cáo của doanh nghiệp)
Khi lập báo cáo tính hình sử dụng hóa đơn (tháng/quý có hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo TT 32) Doanh nghiệp phản ánh số hóa đơn đã thông báo kết quả hủy vào báo cáo tình hình sử hóa đơn Mẫu BC26/AC tại cột chỉ tiêu số 18 và 19
Ví dụ: DN thực hiện hủy 200 số hóa đơn từ số 0000101 đến hóa đơn số 0000300
Thì tại mẫu BC26/AC:
+ Tại cột chỉ tiêu số 19 “Số” các bạn điền thông tin như sau: 00000101-0000300
=> Phần mềm sẽ động tính toán ra “Số lượng” hóa đơn hủy tại cột chỉ tiêu số 18 là 200
4. Một vài điểm mới đáng chú ý khi áp dụng hóa đơn điện tử Theo NĐ 123 và TT 78
1. Ko còn làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
2. Cho vay, cho mượn hàng hóa vẫn phải xuất hóa đơn (Trước đây TT26 thì ko xuất hóa đơn)
3. Tiêu dùng nội bộ vẫn xuất hóa đơn (Trừ TIÊU DÙNG NỘI BỘ TIẾP TỤC QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT RA SP thì ko xuất hóa đơn ). Trước đây là ko xuất hóa đơn
4. Khi đã sử dụng hóa đơn điện tử thì KO CẦN XUẤT RA HÓA ĐƠN GIẤY NỮA (Khi cơ quan thuế vào kiểm tra)
5.Khi xuất khẩu vẫn phải xuất hóa đơn điện tử GTGT (Trước đây thì ko cần, trước đây dùng hóa đơn thương mại, cơ quan thuế ko quản lý).

Cụ thể:
– Khi xuất hàng đến nơi xuất khẩu: Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
– Khi thực hiện xong thủ tục hải quan: Xuất hóa đơn điện tử theo quy định
6. Ngày ký và ngày lập hóa đơn khác nhau vẫn là hóa đơn hợp pháp , hợp lý và hợp lệ NHƯNG BÊN BÁN THÌ DÙNG NGÀY LẬP ĐỂ KHAI THUẾ GTGT ĐẦU RA. Còn bên mua thì dùng ngày ký để kê khai thuế.
Ví dụ hóa đơn lập ngày 30/12/2021 nhưng ngày ký là 1/1/2022 thì bên bán kê khai vào tháng 12/2021 còn bên mua kê khai thuế đầu vào vào tháng 1/2022 (Vì hóa đơn phải đầy đủ all thông tin ngày lập và ngày ký thì hóa đơn đó mới hợp lý, hợp lê để được KHẤU TRỪ VAT ĐẦU VÀO)

5. Lộ trình thực hiển chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

– Nếu như DN chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới (Theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC) thì Doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử loại cũ (Theo TT 32) đến hết ngày 30/06/2022.
– Đến khi cơ quan thuế gửi thông báo cho Doanh nghiệp chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử loại mới (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC) thì Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC