Công ty xây dựng bị chập điện dẫn đến tài liệu kế toán bị cháy thì phải xử lý như thế nào?

Căn cứ quy định tại khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 thì tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán

Căn cứ quy định tại Điều 42 Luật Kế toán 2015 có đề cập trách nhiệm của công ty khi tài liệu kế toán bị hủy hoại thì phải thực hiện những công việc sau:

– Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

– Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

– Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Đồng thời theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC có quy định trách nhiệm của đơn vị khi tài liệu bị hủy hoại:

– Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

– Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

– Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

– Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Những tài liệu kế toán bị cháy nào cần phải phục hồi và xử lý?

Những tài liệu kế toán bị cháy nào cần phải phục hồi và xử lý, thì theo quy định tại Điều 3 Thông tư 96/2010/TT-BTC thì tài liệu kế toán phải phục hồi, xử lý bao gồm: Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, các phương tiện lưu giữ số liệu và các tài liệu khác có liên quan đến công tác kế toán đang sử dụng ở phòng kế toán, các phòng (ban) liên quan hoặc đã chuyển vào lưu trữ của các đơn vị kế toán thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị cháy gồm những ai?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 96/2010/TT-BTC có quy định về ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán cụ thể như sau:

Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán

1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị gồm các thành phần sau:

a) Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban;

b) Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban;

c) Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên;

d) Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, …): Thành viên;

e) Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Thành viên;

g) Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.

2. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại không nhiều thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có thể thành lập gọn nhẹ, chỉ bao gồm những thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế toán đó.

3. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Như vậy, theo quy định trên thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị cháy gồm các thành phần như sau:

– Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban;

– Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban;

– Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên;

– Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, …): Thành viên;

– Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán: Thành viên;

– Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.