Hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu khi bán hàng hóa được lập khi nào?
Thời điểm lập hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu khi bán hàng hóa được quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
…
Theo đó, hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu khi bán hàng hóa được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa).
Số hóa đơn của hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu có tối đa bao nhiêu chữ số?
Quy định về số hóa đơn tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
3. Số hóa đơn
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
…
Theo quy định trên, số hóa hóa đơn của hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu có tối đa 8 chữ số.
Chia nhỏ hóa đơn trên 20 triệu thành hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu để thanh toán bằng tiền mặt được không?
Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì những khoản chi có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Việc có được thanh toán bằng tiền mặt khi chia nhỏ hóa đơn trên 20 triệu thành hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu không, theo quy định tại khoản 5 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau:
Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
…
5. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT.
Trường hợp người nộp thuế là cơ sở kinh doanh có các cửa hàng là các đơn vị phụ thuộc sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn của cơ sở kinh doanh, trên hoá đơn có tiêu thức “Cửa hàng số” để phân biệt các cửa hàng của cơ sở kinh doanh và có đóng dấu treo của từng cửa hàng thì mỗi cửa hàng là một nhà cung cấp.
Như vậy, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 20 triệu trở lên thì chỉ được khấu trừ (khi tính thuế TNDN) khi có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Đồng thời theo hướng dẫn tại Công văn 4131/CT-TTHT năm 2014 của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh thì trường hợp bên mua và bên bán ký hợp đồng với tổng giá trị lớn hơn 20 triệu đồng nhưng xuất thành nhiều hóa đơn dưới 20 triệu trong nhiều ngày, thì tất cả hóa đơn đều phải thanh toán dưới hình thức chuyển khoản.
Do đó, khi chia nhỏ hóa đơn trên 20 triệu thành các hóa đơn tiền mặt dưới 20 triệu dù là trong cùng một ngày hay nhiều ngày thì những hóa đơn này phải được thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản) mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.