Điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử
| Người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: | Kế Toán Việt Hưng chia sẻ |
| – Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. – Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. |
– Công ty bạn đang thực nộp tờ khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử là đáp ứng được điều kiện này – Hoặc DN có thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng như có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking – Doanh nghiệp sở hữu chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp lệ và có giá trị pháp lý theo đúng quy định mà pháp luật ban hành. |
| – Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử; – Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: + Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
|
Doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về cơ sở hạ tầng đầy đủ để thực hiện các công việc khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử. Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng gồm đường truyền tải thông tin điện tử như mạng Internet, các thiết bị truyền tin như máy tính bàn, laptop, một số thiết bị điện tử liên quan khác,… Ngoài ra cần có hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử để đáp ứng nhu cầu lưu trữ hóa đơn trong thời gian dài. |
| – Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định; | Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực có đủ trình độ, khả năng để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, đồng thời có khả năng xử lý những tình huống phát sinh khi sử dụng dịch vụ. |
|
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
|
Mua phần mềm của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử |
| Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC |
Như vậy về cơ bản, hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động đều đáp ứng được các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử. Vì hầu hết DN nào cũng có mạng internet, có máy tính, có chữ ký số và đang thực hiện nộp tờ khai và tiền thuế qua mạng
Các điều kiện về kỹ thuật công nghệ còn lại như kết nối, sao lưu và phục hồi dữ liệu… thì đều được các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện.
Trên đây là điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử
Còn để có thể có hoặc đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng bạn có thể tham khảo qua quy trình sau:
1. Xác định nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Lượng hóa đơn trung bình xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu?
Tại thời điểm này, doanh nghiệp vẫn sẽ phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu, theo quy định của thông tư 32/2011/TT-BTC. Nhưng bắt đầu từ ngày 1/11/2020 là thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực rồi
Vậy là khi đó mà doanh nghiệp bạn mua, thông báo phát hành quá nhiều hóa đơn điện tử theo TT 32 rồi mà không sử dụng hết là sẽ phải làm thủ tục hủy để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP hay thông tư 68/2019/TTBTC
=> Gây lãng phí, nên các bạn hãy đặt mua với số lượng ước chừng vừa đủ
2. Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, giá cả dịch vụ phù hợp
– Nếu các bạn vào google tìm kiếm cụm từ “nhà cung cấp hóa đơn điện tử” hay “phần mềm hóa đơn điện tử” thì sẽ ra rất nhiều các nhà cung cấp dịch vụ này để các bạn lựa chọn
– Xong, Kế Toán Việt Hưng khuyên các bạn nên tham khảo thêm Danh sách các Tổ chức cung cấp đã tham gia đánh giá, phối hợp Cục Thuế TP HN triển khai Hóa đơn điện tử tại các website của cục thuế địa phương
Ví dụ như: các bạn vào trang => Bấm vào ô “Hóa đơn điện tử” bên cột trái website là có các thông tin, tin tức về hóa đơn điện tử mà cục thuế Hà Nội cung cấp => Rồi bấm chọn “Danh sách các Tổ chức cung cấp đã tham gia đánh giá, phối hợp Cục Thuế TP HN triển khai HĐĐT”
3. Ra quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
4. Làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử
=> Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT
=> Gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng HĐĐT