Ở bài viết trước tròng mục Tự học kế toán trên Excel Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn Cách ghi sổ nhật ký trên Excel, còn ở bài viết này sẽ nói rõ hơn về quy trình ghi sổ theo hình thức nhật chung để các bạn có thể hiểu sâu hơn về cách ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ này.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký đặc biệt.
– Sổ Cái.
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Nhìn vào sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên chúng ta thấy để có thể ghi sổ nhật ký chung thì kế toán chúng ta phải căn cứ vào chứng từ kế toán, đó là những hóa đơn, phiếu thu, chi, nhập xuất…
– Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, – Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán đã phát sinh được ghi trên sổ NKC. Trong kỳ bạn đã sử dụng bao nhiêu tài khoản thì sẽ có bấy nhiêu sổ cái tương ứng cho các TK đó.
– Nếu công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Sổ nhật ký đặc biệt là gì thì các bạn xem tại đây: Mẫu sổ nhật ký đặc biệt
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, Ghi theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Nên căn cứ vào chứng từ kế toán là Phiếu chi, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Việt Hưng thực hiện nghi sổ nghiệp vụ chi tiền mặt trả trước tiền mua hàng cho công ty Nam Thắng như sau:
(Công việc ghi sổ NKC được thực hiện hàng ngày, cứ có NVKTPS thì căn cứ vào chứng từ kế toán làm của NVKTPS đó để ghi vào sổ NKC)
Trong quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung thì:
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Theo Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải trả tại chế độ kế toán của TT 200 và TT 133 thì:
Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nên căn cứ vào chứng từ kế toán là Phiếu chi, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Việt Hưng sẽ thực hiện ghi sổ chi tiết công nợ phải trả để theo dõi công nợ phải trả là công ty Nam Thắng như sau:
Trong quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung thì:
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.
Nên nếu công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Việt Hưng mở các sổ Nhật ký đặc biệt là Sổ Nhật ký chi tiền thì căn cứ vào chứng từ kế toán là Phiếu chi, Công ty Việt Hưng sẽ thực hiện ghi sổ Nhật ký chi tiền như sau:
Lưu ý: Theo chế độ kế toán TT 200 và TT 133 thì:
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt.
Theo quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung thì:
Sau khi đã ghi Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt rồi thì sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký (Sổ NKC hoặc sổ Nhật ký đặc biệt) để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Do Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Nên công ty Việt Hưng ghi các Sổ Cái (theo tình huống ví dụ) như sau:
1. Sổ Cái Tiền Mặt – TK 111
2. Sổ Cái Phải Trả Người Bán – TK 331
Theo quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung thì:
Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết là bảng dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết
Do công ty Việt Hưng đã mở sổ chi tiết công nợ phải trả người bán – TK 331 nên Công Ty Việt Hưng sẽ căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ chi tiết công nợ phải trả người bán đó để lập Bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải trả người bán như sau: