Cách làm tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT để nộp qua mạng

Hướng dẫn cách làm tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để nộp qua mạng

Để thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Quý Doanh nghiệp thực hiện Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ- CP theo các bước sau:
* Bước 1: Vào Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã cài đặt cho Quý Doanh nghiệp
* Bước 2: Điền đầy đủ các nội dung trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA
– Quý Doanh nghiệp điền đầy đủ các thông tin định danh tại tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
– Điền các Chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu 1: Hình thức hóa đơn: Các bạn tích chọn vào 1 trong 2 ô theo Hình thức hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sẽ áp dụng:
 Có mã của cơ quan thuế
□ Không có mã của cơ quan thuế (Áp dụng cho Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy… theo quy định tại Khoản 2, Điều 91 Luật Quản lý thuế). Đây là Doanh nghiệp phát hành rất nhiều hóa đơn và hàng ngày phải gửi dữ liệu về cơ quan thuế.
=> Muốn biết Doanh nghiệp của các bạn thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế thì các bạn xem chi tiết tại “Thông báo về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC” mà cơ quan thuế đã gửi qua mail cho Doanh nghiệp
=> Trường hợp doanh nghiệp chủ động chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì thực hiện xác định hình thức hóa đơn điện tử là CÓ MÃ hoặc KHÔNG CÓ MÃ của CQT theo quy đinh tại điều 91 của Luật Quản Lý Thuế
+ Chỉ tiêu 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: 
Mục a. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 Điều 14 của Nghị định:
□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.
□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
=> Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền: nếu rơi vào 2 đối tượng trên thì tích chọn tương ứng
=> Nếu DN không thuộc địa bàn được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ (Ví dụ như địa bàn thành phố Hà Nội) thì Quý Doanh nghiệp không phải tích chọn do tại địa bàn thành phố Hà Nội không có doanh nghiệp đáp ứng sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14, Nghị định 123/NĐ-CP.
Mục b. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
□ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế (điểm b1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định). 
□ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (điểm b2, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).
Nếu DN của bạn thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT theo quy định tại khoản 2 điều 91 của Luật quản lý thuế Thì thực hiện chọn 1 trong 2 ô với:
=> Tích chọn ô “Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế”: nếu thuộc 1 trong 2 trường hợp sau:
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 123, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.
+ Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ – con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.
=> Tích chọn ô “Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử”: dành cho các trường hợp còn lại, là các doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp.
+ Chỉ tiêu 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
 Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn
☐ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định: chỉ áp dụng đối với Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).
=> Tích chọn ô “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử”: Áp dụng với các doanh nghiệp sau chuyển dữ liệu cùng kỳ kê khai tháng/ quý:

+ Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
+ Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
– Tích chọn ô “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”: các doanh nghiệp còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã. (hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này). => Nếu DN của các bạn không thuộc các nêu ở mục trên thì Doanh nghiệp tích chọn chỉ tiêu “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”.

+ Chỉ tiêu 4: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng: Quý Doanh nghiệp căn cứ phương pháp kê khai hiện tại (kê khai theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo phương pháp trực tiếp,…) để lựa chọn loại hóa đơn cần sử dụng:

□ Hóa đơn GTGT: Là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
□ Hóa đơn bán hàng: Là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
□ Hóa đơn bán tài sản công: nhằm sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị; tài sản kết cầu hạ tầng, tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước…
□ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
□ Các loại hóa đơn khác: như tem vé, thẻ; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…
□ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý…
Chi tiết từng loại hóa đơn Quý doanh nghiệp tham khảo tại Điều 8 Nghị Định 123/2020/NĐ-CP.
+ Chỉ tiêu 5: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng của Doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đăng ký thông tin các chữ ký số sử dụng khi xuất hóa đơn. Khi đăng ký trên phần mềm sẽ hỗ trợ đọc thông tin chữ ký số vào. Trường hợp chữ ký số thay đổi thông tin (cấp lại, gia hạn) thì phải thực hiện cập nhật với cơ quan thuế.
+ Chỉ tiêu 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có) (chỉ kê khai đối với trường hợp có ủy nhiệm hoặc nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử).
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giao cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử mà việc lập hóa đơn này thuộc trách nhiệm của chính doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ đó (bản chất là thay mặt).
Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho Đơn vị khác lập hóa đơn thì kê khai vào (là bên có quan hệ liên kết với người bán như quan hệ góp vốn, quan hệ giữa công ty mẹ-con có thỏa thuận ủy quyền lập hóa đơn). Nếu không phải thì bỏ trống.

Chi tiết các bạn có thể tham khảo tại: Khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nguyên tắc ủy nhiệp lập hóa đơn
* Bước 3: Sau khi điền đầy đủ thông tin định danh, các chỉ tiêu nêu trên, Quý Doanh nghiệp điền đầy đủ ngày tháng năm, thực hiện ký số và gửi mẫu đăng ký qua Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổ chức cung cấp giải pháp đến cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và gửi đến cơ quan Thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
– Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Tại website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/) hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác.
– Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.