Chỉ một câu nói đó đủ cho thấy tầm quan trọng của ngân sách đối với doanh nghiệp lớn như thế nào. Tuy nhiên một bản ngân sách có thể sẽ không còn khả thi có thể vì những sai lầm sau:
1. Các chỉ tiêu, hoạt động thường xuất phát từ suy nghĩ chủ quan của người chủ, nhà quản lý;
2. Ngân sách là chuyện của phòng kế toán hoặc ban giám đốc lập, không có sự tham gia của các nhân viên chủ chốt khác (hoặc là trách nhiệm của phòng kế hoạch trong mô hình tổ chức công ty thường thấy trước đây);
3. Thông tin rất chung chung, không có cơ sở rõ ràng, kiểu như: doanh thu tăng 10% so với năm trước, lợi nhuận năn nay tăng 15% so với năm trước,…
4. Không có các giả định cần thiết làm cơ sở;
5. Không đưa ra các phương án khác nhau (tình huống xấu, bình thường, tốt);
6. Không thiết kế mẫu biểu rõ ràng để phục vụ cho việc tổng hợp ngân sách từ nhiều nguồn khác nhau; hoặc mẫu biểu rất phức tạp, khó hiểu mà chỉ có người tạo ra mới có thể đọc được (năm sau có thể quên và phải ngồi mò mẫm lại) hoặc không có tính kế thừa (tình trạng phổ biến của người dùng Excel);
7. Các bảng tính không có cấu trúc rõ ràng, tùy tiện trong nhập liệu hay thiết lập công thức, mất thời gian để đọc hiểu hay chỉnh sửa số liệu;
8. Không thể cung cấp chi tiết đến các số liệu chi tiết trong quá trình phê duyệt, chỉnh sửa ngân sách do thời đểm lập và thời điểm phê duyệt khác nhau (bị quên) hoặc rất mất thời gian để lập lại chi tiết;
9. Không có kế hoạch thời gian và xác định thời điểm phù hợp để bắt đầu, thường tình trạng nước đến chân mới nhảy;
10. Nếu các chỉ tiêu theo chiều top – down thì thường mang tính áp đặt, chủ quan do người chủ luôn muốn có lợi nhuận càng nhiều càng tốt, suy nghĩ luôn rất lạc quan, tích cực;
11. Nếu các chỉ tiêu theo chiều bottom – up thì thường mang tính khống (giảm doanh thu, tăng chi phí) do người lập cố tình tạo cho mình một vùng an toàn, dễ thực hiện để đạt chỉ tiêu;
12. Dựa phần lớn vào số liệu thực tế năm trước trong khi hoạt động của doanh nghiệp chưa ở trạng thái hoạt động ổn định.
Taca xin chia sẻ tới bạn 5 phương pháp lập ngân sách để doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất.
1. Ngân sách ngắn hạn hay ngân sách dài hạn
Thông thường, ngân sách được triển khai để trang trải cho khoảng thời gian 1 năm, tuy nhiên có thể thay đổi tùy mục đích của ngân sách. Một doanh nghiệp quan tâm đến khả năng sinh lợi của sản phẩm dự kiến 5 năm, thì bản kế hoạch ngân sách 5 năm có thể phù hợp. Trái lai, nếu một doanh nghiệp chật vật (thường rơi vào các công ty mới khởi nghiệp) thì ngân sách hàng tháng tập trung vào dòng tiền trước mắt có thể hữu ích hơn
2. Ngân sách cố định hay ngân sách điều chỉnh liên tục
– Ngân sách cố định: được lập ra cho một khoảng thời gian cụ thể, thường là một năm tài chính. Vào cuối năm, một bản ngân sách mới sẽ được chuẩn bị cho năm tiếp theo và được định kỳ xem lại, có thể là hàng quý, để điều chỉnh và sửa đổi nếu cần thiết, nhưng ngân sách cơ bản vẫn giữ nguyên trong suốt thời kỳ.
– Ngân sách điều chỉnh liên tục: đây là một kế hoạch liên tục được cập nhật để khung thời gian vẫn ổn định. Ví dụ, khi mỗi tháng qua đi, thì bản kế hoạch ngân sách sẽ mở rộng thêm 1 tháng để luôn có ngân sách 1 năm. Tuy nhiên doanh nghiệp lựa chọn phương pháp này phải xác định là sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc lập ngân sách.
3. Ngân sách lũy tiến hay ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi
– Ngân sách lũy tiến: ngoại suy từ những dữ liệu quá khứ, nhìn vào ngân sách của kỳ trước và kết quả thực tế cũng như kết quả mong muốn để xác định ngân sách cho kỳ tiếp theo
– Ngân sách trên cơ sở cân bằng thu chi: bắt đầu việc lập kế hoạch ngân sách từ con số 0, hoặc từ điểm xuất phát, như thể kế hoạch ngân sách đang được chuẩn bị lần đầu tiên. Việc lập ngân sách sẽ bắt đầu từ những giả định và việc chi tiêu đề xuất.-
4. Ngân sách Kaizen: Là kết hợp sự cải thiện liên tục vào việc lập kế hoạch ngân sách. Việc giảm chi phí được đưa vào ngân sách trên cơ sở lũy tiến để liên tục có những nỗ lực cắt giảm chi phí theo thời gian.
5. Ngân sách tổng thể: Ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã định. Là sự kết hợp giữa ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính.
– Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động như: nghiên cứu phát triển, thiết kế, sản xuất, tiếp thị, phân phối, dịch vụ khách hàng… và báo cáo thu nhập
– Ngân sách tài chính gồm: vốn, bảng cân đối kế toán dự toán, dòng tiền dự toán
Việc kết hợp giữa hai loại ngân sách này cần được thông qua quy trình lặp đi lặp lại mà trong quy trình đó thông tin được phân tích tới từng yếu tố của ngân sách tổng thể và đi song hành với việc hoạch định chiến lược của tổ chức làm nền tảng. Và việc lựa chọn phương án lập ngân sách có thể kết hợp các loại ngân sách với nhau để tạo ra một bản ngân sách hiệu quả và phù hợp nhất với nguồn lực của tổ chức.
Tại Workshop “Lập ngân sách – Từ kế hoạch đến thực thi“, chuyên gia tài chính đến từ Vingroup sẽ làm rõ nét những GIẢI PHÁP làm thế nào để lập một bản KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH KHẢ THI cho năm 2021?