Ngoài những phần mềm quản lý thì phiếu xuất kho cũng là một giấy tờ vô cùng quan trọng để hàng hóa trong kho được lưu thông suôn sẻ. Và giúp việc quản lý kho hàng thuận tiện và hợp lý hơn.
I. Phiếu Xuất Kho Là Gì?
Phiếu xuất kho (Delivery bill) là chứng từ, tài liệu được lập ra để theo dõi số lượng chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong kho, phục vụ quá trình sử dụng của các doanh nghiệp, cơ sở, tổ chức, v.v. Giám sát chặt chẽ số lượng nhập và xuất hàng tại kho.
Phiếu xuất kho còn là cơ sở để hoạch định chi phí trong tương lai và kiểm tra, giám sát quá trình tiêu thụ vật tư trong doanh nghiệp.
II. Mục Đích Lập Phiếu Xuất Kho Là Gì?
Lập phiếu xuất kho là một khâu quan trọng trong quá trình xử lý hàng hóa, vật tư, công cụ, vật dụng,… xuất kho. Phiếu xuất kho là cơ sở để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng đến giúp tính toán chi phí sản xuất.
Khi doanh nghiệp xác định được số lượng hàng hóa xuất khỏi kho thì sẽ xác định được mức tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó điều chỉnh được mức độ, đánh giá được chất lượng và hiệu quả công việc.
Sau đó, bộ phận kế toán sẽ dựa vào phiếu xuất kho để ghi vào sổ kế toán của doanh nghiệp, vì vậy thông tin trên phiếu xuất kho cần phải chính xác tuyệt đối.
III. Quy Định Về Phiếu Xuất Kho Mới Nhất
Theo Khoản 3, Điểm g, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC có quy định về nội dung của Phiếu xuất kho như sau:
Trên Phiếu xuất kho không ghi những cách thức mua mà ghi đầy đủ nội dung gồm:
- Họ tên người vận tải
- Phương tiện vận tải
- Địa chỉ kho xuất hàng
- Địa chỉ kho nhập hàng và không ghi tiền thuế
- Thuế suất hay tổng số tiền phải thanh toán trên phiếu xuất kho.
IV. Nội Dung Trên Phiếu Xuất Kho
Phiếu xuất kho là một giấy tờ quan trọng nên bắt buộc phải có các nội dung đầy đủ như sau:
– Tên doanh nghiệp và tên kho hàng
– Họ và tên người yêu cầu xuất kho, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu xuất kho và lý do xuất kho
– Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
– Mã số sản phẩm
– Đơn vị tính của sản phẩm
– Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất kho
– Đơn giá sản phẩm và tổng tiền
– Phiếu xuất kho gồm có 3 liên, trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận liên quan tới hoạt động xuất kho là Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng và Giám đốc.
V. Cách Viết Phiếu Xuất Kho
Trên phiếu xuất kho phải có đầy đủ nội dung là tên đơn vị, bộ phận số phiếu; thời gian lập phiếu (ngày, tháng, năm); họ tên người nhận hàng, địa chỉ liên hệ (bộ phận làm việc); lý do xuất kho; tên và địa điểm kho xuất hàng.
Cột A: Điền số thứ tự nguyên liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cần xuất trùng với số nguyên liệu, sản phẩm, hàng hóa trên hóa đơn.
Cột B: Điền tên nguyên liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trùng với tên nguyên liệu, sản phẩm, hàng hóa trên hóa đơn.
Cột C: Mã số sản phẩm có thể bỏ qua, nếu có điền như trên hóa đơn.
Cột D: Đơn vị tính ghi như trên hóa đơn.
Cột 1: Số lượng yêu cầu, điền theo yêu cầu của người nhận hàng.
Cột 2: Số lượng thực tế, cột này do thủ kho điền số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc nhỏ hơn số lượng được yêu cầu).
Cột 3: Đơn giá chưa tính thuế cho một đơn vị hàng hóa.
Cột 4: Thành tiền, được tính bằng cách lấy đơn giá nhân với số lượng thực tế.
Dòng “Cộng”: Cộng tổng các giá trị trên phiếu xuất theo từng cột.
Dòng “Tổng số tiền (viết bằng chữ)”: Ghi bằng chữ tổng tiền tính theo cột thành tiền.
Phiếu xuất kho sẽ được lập thành 3 liên bởi thủ kho hoặc bộ phận quản lý kho. Phiếu sau khi được lập sẽ được các bộ phận liên quan ký duyệt và giao cho người yêu cầu xuất để vào kho nhận hàng.
- Liên 1: Bộ phận lập phiếu giữ phiếu.
- Liên 2: Lưu tại phòng của thủ kho để ghi vào thẻ kho và chuyển tới kế toán để ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3: Người nhận hàng giữ phiếu.
VI. Quy Trình Luân Chuyển Phiếu Xuất Kho
Bước 1: Người yêu cầu xuất kho thông báo cho kế toán
Bước 2: Kế toán lập phiếu xuất kho
Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất kho từ kế toán và cho hàng xuất kho
Bước 4: Người yêu cầu ký phiếu xuất kho và nhận hàng
Bước 5: Thủ kho nhận lại phiếu xuất kho để ghi thẻ kho
Bước 6: Kế toán ghi thẻ kho vào sổ kế toán
VII. Cách In Phiếu Xuất Kho Hàng Loạt Trên Misa
1. Mở phiếu xuất kho cần in bất kỳ
Nhấn vào biểu tượng mũi tên cạnh ô chức năng “In” sau đó chọn In theo lô nhiều chứng từ
2. Khung “Chọn chứng từ” hiện ra các bạn lọc chứng từ theo khoảng thời gian theo bạn mong muốn như minh hoa ở hình dưới đây rồi chọn “Lấy dữ liệu“
3. Sau đó chọn các chứng từ cần in (Tích chọn vào ô vuông trên cùng để chọn tất cả)
Chọn tất cả phiếu xuất kho
4. Nhấn ô “Đồng ý” và in phiếu xuất kho hàng loại trên phần mềm MISA