Quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán (là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị…) đang được hướng dẫn thực hiện tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán.
Theo đó: Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
1. Các hình thức tiêu hủy chứng từ kế toán:
+ Đốt cháy
+ Cắt
+ Xé nhỏ
+ Hoặc hình thức tiêu hủy khác
+ Cắt
+ Xé nhỏ
+ Hoặc hình thức tiêu hủy khác
Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Theo điều 16 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP
2. Thủ tục tiêu hủy chứng từ kế toán
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
– Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
– “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Theo điều 17 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Riêng chứng từ kế toán là HÓA ĐƠN – được quản lý theo quy định của Luật thuế
3. Các mức phạt liên quan đến hủy tài liệu, chứng từ kế toán
Theo khoản 3 điều 157 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán thì: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.