Thủ tục đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh mới nhất năm 2023 hiện nay đang được thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 10 Điều 7 và Điều 8 Thông tư 105/2020/TT-BTC – Hướng dẫn về đăng ký thuế.
Thông tư 105/2020/TT-BTC ban hành ngày 03/12/2020, có hiệu lực thi hành từ 17/01/2021, thay thế Thông tư 95/2016/TT-BTCngày 03/12/2020
Trước khi tiến hành đăng ký người phụ thuộc cho người lao động thì doanh nghiệp cần xác định điều kiện để đăng ký người phụ thuộc.
Có 2 cách để cá nhân (người lao động) đăng ký người phụ thuộc:
+ Cách 1: Đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Cá nhân ủy quyền cho Doanh nghiệp đăng ký)
+ Cách 2: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan quan thuế (Tự cá nhân làm thủ tục đăng ký)
+ Cách 1: Đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Cá nhân ủy quyền cho Doanh nghiệp đăng ký)
+ Cách 2: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan quan thuế (Tự cá nhân làm thủ tục đăng ký)
Sau đây, Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện từng cách:
Cách 1: Cá nhân (người lao động) đăng ký người phụ thuộc thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Ủy quyền cho công ty trả lương thực hiện)
Bước 1. Người lao động làm:
– Văn bản ủy quyền.
– Giấy tờ của người phụ thuộc:
+ Đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên: Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân. (bản sao không yêu cầu chứng thực)
+ Đối với cá nhân là người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi: Giấy khai sinh.
+ Đối với cá nhân là người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài: Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (bản sao không yêu cầu chứng thực)
=> Người lao động làm và nộp hồ sơ này cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp)
Bước 2. Doanh nghiệp làm:
Sau khi nhận được: văn bản ủy quyền và giấy tờ của người phụ thuộc doanh nghiệp tiến hành làm và gửi Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của cơ quan chi trả thu nhập.
Căn cứ vào giấy ủy quyền và các giấy tờ của cá nhân đã nộp để đưa thông tin vào tờ khai
Cách thực hiện: Có thể làm tờ khai đăng ký người phụ thuộc mẫu số 20-ĐK-TH-TCT trên phần mềm HTKK hoặc làm trực tuyến tại hệ thống
* Nếu làm tờ khai đăng ký NPT trực tuyến trên trang web thuedientu.gdt.gov.vn thì thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web: thuedientu.gdt.gov.vn
Đăng nhập vào hệ thống bằng tên tài khoản và mật khẩu của công ty bạn
Lưu ý: tên tài khoản bắt buộc phải nhập theo cấu trúc “MST-QL” (bắt buộc)
Nếu không nhập đuôi “-QL” sau mã số thuế thì hệ thống trang web sẽ không hiện thị ra chức năng “Đăng Ký Thuế” -> Sẽ không chọn được tại bước 2
Bước 2: Chọn chức năng “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”
Bước 3: Chọn hồ sơ đăng ký thuế là: “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
Bước 4: Bấm vào “Tiếp tục” để vào nội dung của tờ khai
Bước 5: Làm tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc
Lưu ý: tên tài khoản bắt buộc phải nhập theo cấu trúc “MST-QL” (bắt buộc)
Nếu không nhập đuôi “-QL” sau mã số thuế thì hệ thống trang web sẽ không hiện thị ra chức năng “Đăng Ký Thuế” -> Sẽ không chọn được tại bước 2
Bước 2: Chọn chức năng “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”
Bước 3: Chọn hồ sơ đăng ký thuế là: “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
Bước 4: Bấm vào “Tiếp tục” để vào nội dung của tờ khai
Bước 5: Làm tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc
Tích vào ô “Đăng ký thuế” rồi kê khai các thông tin còn lại trên tờ khai
=> Kê khai xong thì bấm vào “Hoàn thành kê khai”
Bước 6: Bấm vào “Ký điện tử và nộp hồ sơ” rồi nhập mã pin để ký
(lưu ý: trước đó đã cắm USB token vào máy)
* Nếu làm trên phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế:
Bước 1: Vào phần mềm hỗ trợ kê khai
– Chọn Mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân”
– Chọn dòng “20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC”
Bước 1: Vào phần mềm hỗ trợ kê khai
– Chọn Mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân”
– Chọn dòng “20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC”
Đây là tờ khai đăng ký NPT Mẫu số: 20-ĐK-TH-TCT (theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC) – TỜ KHAI ĐĂNG KÝ THUẾ TỔNG HỢP NGƯỜI PHỤ THUỘC CỦA CÁ NHÂN CÓ THU NHẬP TỪ TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG (Dùng cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký cho người phụ thuộc có ủy quyền)
Còn dòng “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” là Mẫu số: 20-ĐK-TH-TCT (theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC) – (Mẫu 02TH) (Hiện tại Thông tư 95/2016/TT-BTC đã bị thay thế bởi Thông tư 105/2020/TT-BTC)
Còn dòng “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” là Mẫu số: 20-ĐK-TH-TCT (theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC) – (Mẫu 02TH) (Hiện tại Thông tư 95/2016/TT-BTC đã bị thay thế bởi Thông tư 105/2020/TT-BTC)
– Chọn kỳ tính thuế rồi bấm vào “Đồng ý”
Phần mềm đang để mặc định theo ngày, tháng, năm trên máy tính => Không cần phải sửa lại
Bước 2: Làm tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc
Căn cứ vào giấy ủy quyền và các giấy tờ của cá nhân đã nộp để đưa thông tin vào tờ khai
Lưu ý: về cách lựa chọn mục đưa thông tin
+ Nếu người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên (đang nộp Giấy tờ của người phụ thuộc là Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân): thì kê khai thông tin vào mục I. Người phụ thuộc đăng ký thuế bằng CMND/CCCD/Hộ chiếu
+ Nếu người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi (đang nộp Giấy tờ của người phụ thuộc là Giấy khai sinh): thì kê khai thông tin vào mục II. Người phụ thuộc đăng ký thuế bằng giấy khai sinh
+ Đối với người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài thì:
+/ Nếu nộp Giấy tờ của NPT là Giấy khai sinh thì kê khai thông tin vào mục II.
+/ Nếu nộp Giấy tờ của NPT là Hộ chiếu thì kê khai thông tin vào mục I.
Căn cứ vào giấy ủy quyền và các giấy tờ của cá nhân đã nộp để đưa thông tin vào tờ khai
Lưu ý: về cách lựa chọn mục đưa thông tin
+ Nếu người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên (đang nộp Giấy tờ của người phụ thuộc là Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân): thì kê khai thông tin vào mục I. Người phụ thuộc đăng ký thuế bằng CMND/CCCD/Hộ chiếu
+ Nếu người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi (đang nộp Giấy tờ của người phụ thuộc là Giấy khai sinh): thì kê khai thông tin vào mục II. Người phụ thuộc đăng ký thuế bằng giấy khai sinh
+ Đối với người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài thì:
+/ Nếu nộp Giấy tờ của NPT là Giấy khai sinh thì kê khai thông tin vào mục II.
+/ Nếu nộp Giấy tờ của NPT là Hộ chiếu thì kê khai thông tin vào mục I.
Bước 3: Kết xuất Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh dạng XML để nộp qua mạng
Bước 4: Nộp tờ khai XML qua mạng
Bước 4: Nộp tờ khai XML qua mạng
* Cách gửi tờ khai đăng ký người phụ thuộc qua mạng như sau:
1. Nơi để thực hiện: Thực hiện tại trang web thuedientu.gdt.gov.vn như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào trang web: thuedientu.gdt.gov.vn
Lưu ý: tên tài khoản bắt buộc phải nhập theo cấu trúc “MST-QL” (bắt buộc)
Nếu không nhập đuôi “-QL” sau mã số thuế thì hệ thống trang web sẽ không hiện thị ra chức năng “Đăng Ký Thuế” -> Sẽ không chọn được tại bước 2
Nếu không nhập đuôi “-QL” sau mã số thuế thì hệ thống trang web sẽ không hiện thị ra chức năng “Đăng Ký Thuế” -> Sẽ không chọn được tại bước 2
Bước 2: Bấm vào “Đăng Ký Thuế”
Bước 3: Chọn ô “Nộp tờ khai 05TH và 20 từ HTKK”
Bước 4: Bấm vào ô “Chọn tệp hồ sơ” để tải tờ khai mẫu 20-ĐK-TH-TCT đã kết xuất XML từ phần mềm HTKK lên hệ thống thuế điện tử
Bước 5: Bấm vào “Ký điện tử” rồi nhập mã pin để ký
Bước 3: Chọn ô “Nộp tờ khai 05TH và 20 từ HTKK”
Bước 4: Bấm vào ô “Chọn tệp hồ sơ” để tải tờ khai mẫu 20-ĐK-TH-TCT đã kết xuất XML từ phần mềm HTKK lên hệ thống thuế điện tử
Bước 5: Bấm vào “Ký điện tử” rồi nhập mã pin để ký
(lưu ý: trước đó đã cắm USB token vào máy)
Bước 6: Bấm vào “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để gửi hồ sơ qua mạng
Bước 7: Kiểm tra mail
Bước 7: Kiểm tra mail
Hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp 2 mail thông báo:
+ 1 mail đầu là thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử
+ Mail thứ 2 là: Gửi kết quả cấp mã số thuế người phụ thuộc
ð Sau khi nhận được mail thứ 2 thông báo là: đơn vị đã được Cơ quan Thuế cấp mã số thuế phụ thuộc các thông tin trên file đính kèm.
Thì doanh nghiệp sẽ truy cập vào trang web:
Để tra cứu chi tiết kết quả cấp mã số thuế phụ thuộc
+ 1 mail đầu là thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử
+ Mail thứ 2 là: Gửi kết quả cấp mã số thuế người phụ thuộc
ð Sau khi nhận được mail thứ 2 thông báo là: đơn vị đã được Cơ quan Thuế cấp mã số thuế phụ thuộc các thông tin trên file đính kèm.
Thì doanh nghiệp sẽ truy cập vào trang web:
Để tra cứu chi tiết kết quả cấp mã số thuế phụ thuộc
* Tra cứu kết quả nộp tờ khai đăng ký NPT qua mạng:
Theo quy định tại khoản 5, điều 8 của Thông tư 105/2020/TT-BTC:
Cơ quan thuế thực hiện xử lý hồ sơ đăng ký thuế lần đầu và trả kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế cho người nộp thuế chậm nhất không quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ của người nộp thuế.
Trình tự thực hiện tra cứu kết quả như sau:
Đăng nhập vào trang web: thuedientu.gdt.gov.vn
Theo quy định tại khoản 5, điều 8 của Thông tư 105/2020/TT-BTC:
Cơ quan thuế thực hiện xử lý hồ sơ đăng ký thuế lần đầu và trả kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thông báo mã số thuế cho người nộp thuế chậm nhất không quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ của người nộp thuế.
Trình tự thực hiện tra cứu kết quả như sau:
Đăng nhập vào trang web: thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 1: Chọn chức năng “Đăng Ký Thuế”
Bước 2: Bấm Chọn “Tra cứu hồ sơ”
Bước 3: Lựa chọn hồ sơ đăng ký thuế
Bấm vào mũi tên để chọn tờ khai: “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
Bước 4: Chọn ngày nộp từ
Bước 2: Bấm Chọn “Tra cứu hồ sơ”
Bước 3: Lựa chọn hồ sơ đăng ký thuế
Bấm vào mũi tên để chọn tờ khai: “20-ĐK-TH-TCT_TT105 Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
Bước 4: Chọn ngày nộp từ
Bấm vào biểu tượng lịch để chọn ngày, tháng năm
Bước 5: Chọn đến ngày
Bấm vào biểu tượng lịch để chọn ngày, tháng năm
Bước 6: Bấm vào “Tra cứu”
Hệ thống thuế điện tử sẽ hiện thị ra kết quả tra cứu
Bước 7: Bấm vào tệp thông báo tại dòng ngày nộp hồ sơ cần tra cứu kết quả
Hệ thống thuế điện tử sẽ ra danh sách thông báo rồi bấm vào “gửi kết quả cấp mã số thuế người phụ thuộc” là tải được thông báo kết quả về máy tính
* Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Ngoài những hồ sơ cơ bản mà người lao động đã nộp cho doanh nghiệp khi đăng ký thì có những đối tượng người phụ thuộc phải cần thêm các hồ sơ khác để chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Mời các bạn xem chi tiết tại đây: Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
LƯU Ý: Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu.
(Theo điểm i, khoản 1, điều 9 của thông tư 111/2013/TT-BTC)
* Thời hạn nộp hồ sơ cho cơ quan thuế:
Công ty có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
Theo khoản 3, điều 33 của Luật quản lý thuế số: 38/2019/QH14
Cách 2: Cá nhân (người lao động) đăng ký người phụ thuộc đăng ký trực tiếp tại cơ quan quan thuế:
* Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
– Tờ khai đăng ký người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC (trên tờ khai đánh dấu vào ô “Đăng ký thuế” và ghi đầy đủ các thông tin).
– Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; bản sao Giấy khai sinh hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
* Nơi nộp hồ sơ: Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế như sau:
– Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
– Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.
– Tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú) đối với những trường hợp khác.
* Thời gian giải quyết hồ sơ
Chậm nhất không quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo quy định của người nộp thuế.
Thời hạn đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh
Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT- BTC hướng dẫn về thuế TNCN:
Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Nhóm đối tượng là con, vợ, chồng, cha, mẹ thì không có quy định khống chế về thời hạn đăng ký để được tính giảm trừ. Thậm trí là các bạn có thể đăng ký để quyết toán ngược cho những năm trước thì bạn vẫn được giảm trừ cho năm đó
Riêng đối với người phụ thuộc là: các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng như anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội… Thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.