Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Theo quy định tại điều 40 của Luật Kế Toán số: 88/2015/QH13 thì đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm.
– Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
– Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
Nếu không thực hiện đúng theo quy định trên sẽ bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản theo điều 16 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như sau:
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định;
b) Không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.
1. Các bước kiểm kê tài sản:
Bước 1: Ban hành, công bố Quyết định kiểm kê tài sản
Bước 2: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị
Thành phần Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị bao gồm:
+ Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng
+ Trưởng các phòng ban, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản
+ Kế toán trưởng, kế toán tài sản (hoặc kế toán kho, thủ kho nếu kiểm kê kho vật liệu…)
+ Một số uỷ viên khác (nếu cần)
– Hội đồng kiểm kê sẽ họp và lên kế hoạch kiểm kê.
– Tổ kiểm kê cần có danh sách các tài sản hiện có, đã và đang sử dụng trong doanh nghiệp
Bước 3: Tiến hành kiểm kê theo kế hoạch
Thực hiện: cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản
Bước 4: Tổng hợp số liệu
Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại đơn vị, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phân quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với dặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:
– Tài sản thừa, thiếu;
– Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế
– Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ…
– Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả …
Bước 5: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê
– Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;
– Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;
– Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
– Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
– Kiến nghị:
+ Nhận định chế độ quản lý tài sản nội bộ;
+ Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;
+ Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;
+ Thực hiện kiến nghị của kỳ kiểm kê trước;
+ Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;
+ Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục
+ Khác
2. Mẫu biểu báo cáo kiểm kê 1 số liệu tài sản thường có trong doanh nghiệp:
* Kiểm kê vật tư (NVL), công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Thực hiện theo mẫu số 05 – VT Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Đây là biên bản xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.
* Kiểm kê quỹ
– Dùng mẫu số 08a – TT Bảng kiểm kê quỹ để xác nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
* Kiểm kê tài sản cố định:
Dùng Mẫu số 05 – TSCĐ Biên bản kiểm kê tài sản cố định để xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý tài sản cố định và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.