Khi kê khai và quyết toán thuế doanh nghiệp phải hoàn thiện rất nhiều nghiệp vụ, làm số sách chứng từ tuy nhiên dù bạn cẩn thận như thế nào nêu không có kinh nghiệm chuẩn bị sẵn sàng doanh nghiệp của bạn rất dễ bị phát hiện sai sót.
1. Những lưu ý khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp với hàng hóa
Doanh nghiệp chi phối hàng hóa dùng cho nhiều mục đích khác nhau: Hàng xuất bán, tiêu dùng nội bộ, cho biết làm quà tặng… khi xuất hóa đơn cần phải xuất có hóa đơn đầy đủ hết.
Vì nhiều trường hợp doanh nghiệp xuất hàng khuyến mãi, cho tặng nhân viên công ty không xuất hóa đơn, nhưng sau khi cơ quan thuế kiểm tra lại yêu cầu xuất trình và giải thích lý do vì sao không xuất hóa đơn. Lúc này doanh nghiệp phải lo lằng giải quyết hóa đơn sẽ rất khó khăn.
Trường hợp quyết toán thuế với hàng bảo hành
a) Đối với hàng bảo hành doanh nghiệp xuất bán để giao cho khách hàng thì vẫn nên xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ trong công ty. Trường hợp doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cần có các loại phiếu ban hành và biên bản bàn giao. Kế toán xuất hóa đơn cho công ty mình để kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường, chắc chắn không bị bắt bẻ.
b) Đối với hàng tồn kho và doanh nghiệp cần thanh lý vì không thể bán được ra ngoài thị trường: Thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình đã được thanh lý thì mới đươc ghi nhận giá vốn và vẫn phải xuất trình hóa đơn ghi nhận là bán hàng bị lỗ.
c) Đối với hàng hóa xuất kho nhưng chưa viết hóa đơn ở thời điểm thanh toán sau đó mới viết lại hóa đơn ở thời gian sau, có nghĩa là thời điểm xuất hóa đơn khác cần phải soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa?
Trường hợp hóa đơn xuất không khớp cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và tìm cách sử lý vì cơ quan thuế sẽ phạt nặng tội này mà doanh nghiệp rất khó giải thích khi bị phát hiện sai pham.
Hạch toán với sổ phụ ngân hàng
Doanh nghiệp khi quyết toán thuế cần có đầy đủ sổ phụ ngân hàng gôm có: Sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi…) nên chuẩn bị sao kê theo từng năm. Kế toán cần chuẩn bị sổ phụ ở dạng file cứng và cả file mềm được kết xuất trên Internet Banking để dễ kiểm tra, đối chiếu.
Đơn vị thuế sẽ kiểm tra theo sổ sách chứng từ bản sao nếu có nghi vấn cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện thiếu xót chứng từ nên cần kiểm tra lại đẻ bổ sung chứng từ còn thiểu, nếu kế toán phát hiện thiếu sẽ bị kiểm tra và phạt tiền thuế.
Kinh nghiệm quyết toán thuế về Về vấn đề hóa đơn
Lưu trữ hóa đơn đầu ra:
– Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.
– Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng ko sợ
– Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra đấy nhé, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có hủy thật ko, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy ko? Kiểm tra có biên bản hủy ko? Ko có biên bản hủy thì bị phạt nhé.
– Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn.
Lưu trữ hóa đơn đầu vào:
– Hóa đơn đầu vào bạn đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.
– In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.
– Mình nói thêm là các bạn đừng quá tự làm khó mình về hình thức trên tờ hóa đơn nhé. Mình thấy các bạn hay hỏi, viết thế này có được ko? Thiếu một chữ này được ko? Viết tắt như vậy được ko? Nói chung là hàng tá thứ linh tinh vặt vãnh mà chả ai quan tâm (hoặc có thì xui lắm mới bị). Mình làm thì chỉ cần hóa đơn ko sai quá nghiêm trọng, còn thiếu một dấu chấm, dấu phẩy, sai một con chữ, hoặc thiếu một từ TM trong CÔNG TY TNHH TM DV….. thì cũng chả sao. Vì thuế họ ko có thời gian kiểm tra đâu bạn à, cả ngàn tờ hóa đơn ai mà ngồi kiểm từng tờ chứ. Như mình đã nói, họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi
Hóa đơn trên 20 triệu:
– Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, chắc ai cũng biết rồi. Mình chỉ nói thêm là khi thanh toán các hóa đơn này, các bạn photo thêm UNC thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu là có liền.
– Các bạn nhớ là “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” nhé. Chứ còn Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán là ko được đâu nhé.
– Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu ko đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy. Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ như đã thất lạc thì mình trở tay ko kịp.
– Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn ko thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
– Phần này các bạn kỹ càng một tí là ko có gì bị bắt bẻ hết. Công ty mình thì ko bị vấn đề gì ở mục này cả.
Các hóa đơn mua hàng hóa kèm Bảng kê:
– Bên bán xuất hóa đơn hàng hóa cho doanh nghiệp kèm Bảng kê chi tiết nhưng Bảng kê không đầy đủ các chỉ tiêu theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ: Bảng kê không có dấu của bên bán (HĐ 0152 – 09/01/13), không có thông tin đơn vị bán hàng, mua hàng, các chỉ tiêu Người bán hàng, Người mua hàng, Thủ trưởng đơn vị…
Những kinh nghiệm cần lưu ý khi lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng cuốn sổ sách. Nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn đã được đánh số và hóa đơn thì doanh nghiệp tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tư sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.
Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn để dễ tìm kiếm khi cần hóa đơn.
Lưu ý đối với hàng hóa phi mậu dịch
Đối với hàng hóa phi mậu dịch do NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, ta không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ tốn tiền nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.
Thuế GTGT sẽ được khấu trừ, nếu hàng đó dùng để kinh doanh, nhưng vẫn có nhiều trường hợp hàng hóa phi mậu dịch ở trường hợp này không bị khấu trừ thuế GTGT.
Kinh nghiệm xử lý với hàng hóa phi mậu dịch chỉ nên đăng ký nhập kho mà không xuất hóa đơn làm gì.
Xử lý hóa đơn mua hàng của công ty bỏ trốn khi quyết toán thuế
– Nếu không may công ty bạn dính phải hóa đơn với công ty bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, bị loại khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, chậm nộp thuế. Ngoài ra bị phạt về hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng.
Nếu bị dính vào công ty bỏ trốn như mình mà phát hiện sớm, thì điều chỉnh lại BCTC, tự loại ra trước thì thiệt hại sẽ ít hơn đừng để cơ quan thuế sờ ra mới biết thì sẽ không kịp xoay sở.
Nếu công ty bị phạt thì mức phạt nặng nhất chiếm 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT+TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chính.
Đối với hóa đơn của công ty bỏ trốn nên rà soát và loại bỏ trước khi cơ quan thuế sờ đến