Khi thực hiện các hoạt động chung vì tập thể thì phát sinh chi phí của đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp là điều tất yếu ví dụ như việc mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm, đi công tác,… Trong trường hợp này giấy đề nghị thanh toán là một giấy tờ vô cùng hữu dụng giúp người lao động có thể nhận lại các khoản phí đã thanh toán từ đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp.
1. Giấy Đề Nghị Thanh Toán Là Gì?
Giấy đề nghị thanh toán được hiểu là một loại giấy tờ được cá nhân sử dụng trong trường hợp muốn cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thanh toán lại những khoản tiền đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc là những khoản tạm ứng.
2. Giấy Đề Nghị Thanh Toán Có Phải Chứng Từ Không?
Theo quy định hiện hành trong tất cả các văn bản thuộc lĩnh vực thuế thì giấy đề nghị thanh toán không phải là một loại chứng từ.
3. Khi Nào Thì Cần Dùng Tới Giấy Đề Nghị Thanh Toán?
Trong các trường hợp sau đây sẽ cần dùng tới giấy đề nghị thanh toán:
– Thứ nhất là trường hợp người lao động đã chi trả các khoản phí nhưng chưa được thanh toán lại hoặc tạm ứng
– Thứ hai là để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có)
– Thứ ba là dùng làm thủ tục thanh toán, ghi sổ kế toán và căn cứ thanh toán.
4. Quy Trình Thanh Toán Trong Kế Toán Như Thế Nào?
Để thanh toán trong kế toán sẽ phải thực hiện theo quy trình sau đây:
– Bước 1 là lập phiếu đề nghị thanh toán: Người lao động có nhu cầu thanh toán khoản đã chi cần phải chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ đề nghị thanh toán bao gồm:
+ Phiếu đề nghị thanh toán
+ Các chứng từ gốc kèm 1 bản sao của hóa đơn, biên bản giao nhận,…
+ Hợp đồng
+ Các chứng từ khác đi kèm (nếu có)
Người lao động sau khi lập phiếu đề nghị thanh toán xong phải đem cho quản lý duyệt (lưu ý trong đó phải ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có) và gửi cho bộ phận kế toán phiếu đề nghị thanh toán sau khi được duyệt kèm theo các chứng từ ở trên.
– Bước 2 là tiếp nhận và kiểm tra độ xác thực của chứng từ thanh toán. Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các giấy tờ, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện thì sẽ đưa lên kế toán trưởng duyệt ký còn nếu không thì trả về người lao động và có ghi rõ lý do hoàn trả.
– Bước 3 là duyệt đề nghị thanh toán: Phiếu đề nghị thanh toán sau khi đã được kết toán trưởng duyệt thì còn phải thông qua giám đốc. Tại bước này nếu không được giám đốc duyệt, kế toán sẽ ghi rõ lý do và hoàn trả phiếu cho người lao động có nhu cầu thanh toán. Nếu được thông qua thì kế toán sẽ dựa vào phiếu đề nghị thanh toán đã duyệt để lập phiếu và hạch toán.
– Bước 4 là lập phiếu chi và ủy nhiệm chi. Ở bước này kế toán sẽ lập phiếu và ủy nhiệm chi để đưa lên kế toán trưởng ký duyệt, giám đốc ký duyệt rồi gửi phiếu chi đến thủ quỹ để nhận tiền, và cuối cùng kế toán sẽ thanh toán chuyển tiền tới ngân hàng.
– Bước 5 là thu và chi tiền. Căn cứ vào phiếu thu, chi đã được duyệt kế toán sẽ thực hiện việc thu, chi và ghi vào sổ sách.
+ Phiếu thu và phiếu chi được lập 3 liên gồm có thủ quỹ, kế toán và người thanh toán
+ Có ủy nhiệm chi đã được ký và đóng dấu
+ Kế toán của ngân hàng sẽ chuyển ủy nhiệm chi tới ngân hàng để tiến hành thanh toán
+ Ngân hàng sẽ báo nợ vào tài khoản
+ Kế toán lập phiếu báo nợ
– Bước 6 là đối soát, kiểm tra số liệu và thực hiện báo cáo. Kế toán doanh nghiệp phải đối chiếu sổ sách với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và phải lưu lại chứng từ đã đối chiếu. Kế toán của ngân hàng cũng phải đối chiếu lại với sổ phụ ngân hàng. Thủ quỹ có nhiệm vụ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày lên giám đốc và kế toán trưởng theo yêu cầu.
– Bước 7 là lưu lại hồ sơ. Ở bước này kế toán có trách nhiệm lưu lại hóa đơn và các chứng từ liên quan đến việc thanh toán
5. Trách Nhiệm Viết Giấy Đề Nghị Thanh Toán Là Của Ai?
Người lao động đã thực hiện chi tiêu các khoản với mục đích chung của công ty nhưng chưa được hoàn trả lại số tiền đã chi sẽ là người viết giấy đề nghị thanh toán.
6. Nội Dung Cần Có Trong Giấy Đề Nghị Thanh Toán?
Nội dung chính của giấy đề nghị thanh toán sẽ gồm các mục sau:
– Tên đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán
– Họ và tên, bộ phận đang làm việc của người viết giấy đề nghị thanh toán
– Tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng chữ và số
– Số lượng chứng từ gốc kèm bản sao của hóa đơn chứng từ
7. Cách Viết Giấy Đề Nghị Thanh Toán
Người viết giấy đề nghị thanh toán cần phải ghi rõ đầy đủ các mục như sau:
– Ở góc bên trái của giấy phải ghi rõ tên đơn vị, bộ phận. Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết phải ghi rõ gửi giám đốc doanh nghiệp hoặc người xét duyệt chi, họ và tên, địa chỉ của đơn vị, bộ phận cùng với số tiền đề nghị thanh toán (viết bằng chữ và số)
– Nội dung thanh toán: Người đề nghị thanh toán ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán
– Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ bản gốc đính kèm bản sao
Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc doanh nghiệp (Hoặc người được ủy quyền) duyệt chi.
Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
8. Các Văn Bản Cùng Lĩnh Vực
– Giấy đề nghị tạm ứng
– Giấy đề nghị thanh toán công nợ
– Giấy đề nghị sửa chữa tài sản
– Giấy đề nghị sửa chữa cơ sở vật chất
Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
|
* Hướng dẫn cách ghi giấy đề nghị thanh toán:Góc trên bên trái của Giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận. Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết 1 liên và ghi rõ gửi giám đốc Quỹ (Hoặc người xét duyệt chi).
– Người đề nghị thanh toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toán (Viết bằng số và bằng chữ).
– Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán.
– Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm.
Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc Quỹ (Hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giám đốc, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.