Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Quy định về thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình tại nghị định 123/2020/NĐ-CP

I. Tổng quan:
– Nếu như DN chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới (Theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC) thì Doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử loại cũ (Theo TT 32) đến hết ngày 30/06/2022.
– Đến khi cơ quan thuế gửi thông báo cho Doanh nghiệp chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử loại mới (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC) thì Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC
– Lưu ý: Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC , nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Trong đó: Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bao gồm tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), hệ thống đường truyền, thiết bị kết nối mạng, thiết bị (hoặc phần mềm) an ninh an toàn mạng và cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ.

Lộ trình thực hiện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Từ ngày 21/11/2021: Chính thức triển khai hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC:

Ngay trong tháng 11/2021 này, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến từng doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh về thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử loại mới. Hoặc người nộp thuế có thể chủ động nộp tờ khai đăng ký sử dụng.
Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu, trong một ngày, cơ quan thuế sẽ có phản hồi có chấp nhận hay không qua email. Khi cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử , người nộp thuế được sử dụng hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn theo quy định cũ.
* Đối tượng 1: Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn giấy (đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua của cơ quan thuế) thì:
– Được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/06/2022 (Nếu không nhận được thông báo của CQT chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC).
– Trường hợp từ ngày 21/11/2021 đến ngày 30/06/2022, Cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC:
+ Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (Đặt in, tự in, mua của CQT) thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.
+ Nếu cơ sở kinh doanh đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.
* Đối tượng 2: Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn điện tử (có mã của CQT hoặc không có mã của CQT) đã phát hành trước ngày nghị NĐ 123/2020/NĐ-CP được ban hành (Trước ngày 19/10/2020) thì:
– Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng đến hết ngày 30/06/2022. (Nếu không nhận được thông báo của CQT chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC).
– Trường hợp từ ngày 21/11/2021 đến ngày 30/06/2022, Nhận được thông báo của Cơ quan thuế thông báo và đề nghị Quý doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính thì:
+ Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.
+ Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.
* Đối tượng 3: Doanh nghiệp thành lập mới (từ ngày 21/11/2021 đến ngày 30/06/2022)
– Được phát hành và sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của CQT (hóa đơn giấy) (Nếu không nhận được thông báo của CQT chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC).
– Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC) thì:
+ Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế (áp dụng hóa đơn điện tử)
+ Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (hóa đơn tự in/đặt in) thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.
 
Từ ngày 01/7/2022: Bắt buộc mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử