Hóa đơn điện nước đứng tên chủ nhà cho thuê thì công ty có được đưa vào chi phí hợp lý hay không?

image_pdfimage_print
Công ty tôi thuê nhà của cá nhân làm văn phòng trên hợp đồng thể hiện các chi phí phát sinh như: điện, nước, điện thoại,… do Công ty chịu. Vậy xin hỏi hóa đơn điện nước đứng tên chủ nhà cho thuê thì công ty có được đưa vào chi phí hợp lý hay không? Câu hỏi của anh P.H.Q đến từ TP.HCM.

Hóa đơn điện nước đứng tên chủ nhà cho thuê thì công ty có được đưa vào chi phí hợp lý hay không?

Căn cứ tại khoản 1 và điểm 2.15 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuế thu nhập doanh nghiệp:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

Như vậy, trong trường hợp hóa đơn điện nước đứng tên chủ nhà cho thuê thì để có thể đưa khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuế thu nhập doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp cho chủ nhà cho thuê văn phòng phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh

– Hợp đồng thuê văn phòng ghi rõ bên nào thanh toán hóa đơn điện nước

– Không thuộc các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hóa đơn điện nước hợp pháp là hóa đơn như thế nào?

Căn cứ tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa về hóa đơn, chứng từ hợp pháp như sau:

7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.

Theo đó, hóa đơn điện nước hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

– Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

– Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

– Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo những yêu cầu nào?

Căn cứ tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Như vậy, hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.