Có thể kiểm tra tư cách cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự họp Đại hội đồng cổ đông thông qua những tài liệu nào?
Căn cứ tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp 2020 về thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thể thức họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành như sau:
1. Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông;
2. Việc bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu được quy định như sau:
…
6. Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc vẫn được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những nội dung đã được biểu quyết trước đó không thay đổi;
7. Người triệu tập họp hoặc chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có quyền sau đây:
a) Yêu cầu tất cả người dự họp chịu sự kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý khác;
…
Thêm vào đó, theo quy định tại khoản 1 Điều 141 Luật Doanh nghiệp 2020 về danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:
Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.
…
Theo đó, hiện nay Luật Doanh nghiệp 2020 không có quy định cụ thể việc kiểm tra tư cách cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự họp Đại hội đồng cổ đông thông qua những tài liệu nào.
Thay vào đó, trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông.
Lưu ý: Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc vẫn được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những nội dung đã được biểu quyết trước đó không thay đổi;
Tuy nhiên, công ty có thể căn cứ vào giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông được gửi theo Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông (được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty) để kiểm tra tư cách cổ đông.
Ngoài ra, nếu trong trường hợp Điều lệ công ty hoặc Quy chế tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên nội bộ của công ty không có quy định thì công ty có thể:
Kiểm tra tư cách cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền đến dự họp Đại hội có thể thông qua các tài liệu sau: số thẻ căn cước công dân/giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, đăng ký doanh nghiệp/quyết định thành lập, Giấy mời họp/ Thông báo mời họp, Giấy ủy quyền (đối với đại diện được ủy quyền).
Việc gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp thuộc trách nhiệm của đối tượng nào?
Căn cứ tại khoản 5 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2020 về triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông:
Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
…
5. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:
a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;
b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
đ) Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
e) Xác định thời gian và địa điểm họp;
g) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này;
h) Công việc khác phục vụ cuộc họp.
Như vậy, việc gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thuộc trách nhiệm của người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.
Biên bản kiểm tra tư cách cổ đông là gì? Mẫu biên bản kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội đồng cổ đông là mẫu nào?
Như đã phân tích ở trên thì trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông.
Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc vẫn được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những nội dung đã được biểu quyết trước đó không thay đổi.
Trong đó, Biên bản kiểm tra tư cách cổ đông có thể hiểu là văn bản ghi nhận kết quả kiểm tra của Ban kiểm tra tư cách cổ đông về các điều kiện tham dự của cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông.
Việc thực hiện kiểm tra tư cách cổ đông và lập biên bản kiểm tra tư cách cổ đông là một phần quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của Đại hội đồng cổ đông thường niên.
Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản có liên quan không quy định cụ thể về Mẫu biên bản kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội đồng cổ đông thường niên.
Do đó:
– Nếu trong trường hợp Điều lệ công ty hoặc Quy chế tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông của công ty có quy định mẫu biên bản kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội đồng cổ đông thường niên thì công ty sử dụng mẫu này.
– Nếu trong trường hợp Điều lệ công ty hoặc Quy chế tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông của công ty không có quy định mẫu biên bản kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội đồng cổ đông thường niên thì công ty có thể tham khảo mẫu sau đây: