Cho tôi hỏi, có phải lập chứng từ kế toán cho mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp hay không? Chứng từ kế toán chỉ có giá trị thực hiện khi có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ đúng không? Câu hỏi của anh A (Quảng Bình).
Có phải lập chứng từ kế toán cho mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp hay không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về lập và ký chứng từ kế toán như sau:
Lập và ký chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
…
Như vậy, theo quy định nêu trên, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.
Theo đó, chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán chỉ có giá trị thực hiện khi có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ đúng không?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về lập và ký chứng từ kế toán như sau:
Lập và ký chứng từ kế toán
…
3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
...
Theo quy định này, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
Như vậy, chứng từ kế toán chỉ có giá trị thực hiện khi có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
Lưu ý các vấn đề liên quan đến chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
– Đối với chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
– Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Hành vi ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền có bị xử phạt vi phạm hành chính không?
Hình thức xử phạt đối với hành vi dùng mực màu đỏ để ký trên chứng từ kế toán được quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
…
Đồng thời, căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định như sau:
Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
…
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
…
Như vậy, theo quy định, trường hợp ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền có bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với doanh nghiệp vi phạm.
Cá nhân có hành vi ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền có bị xử phạt vi phạm hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với doanh nghiệp vi phạm.