Người nộp thuế thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tại công ty mới như trường hợp đăng ký lần đầu (theo điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Công ty cũ không phải báo giảm người phụ thuộc. Công ty mới thực hiện đăng ký người phụ thuộc cho người lao động nếu được người lao động ủy quyền.
Cụ thể, điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
i) Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều này.
Như vậy, trường hợp người lao động đã chuyển nơi làm việc thì cần phải đăng ký người phụ thuộc tại nơi làm việc mới để tính giảm trừ gia cảnh cho cả thời gian làm việc tại công ty mới. Tóm lại, người lao động và công ty cũ không phải báo giảm người phụ thuộc nhưng phải đăng ký lại người phụ thuộc ở công ty mới.
Thủ tục đăng ký lại giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Việc đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc khi chuyển công ty được thực hiện như lần đầu. Theo khoản 10 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, thủ tục đăng ký lại giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc như sau:
- Trường hợp uỷ quyền cho cơ quan chi trả thu nhập:
Bước 1: Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ gồm:
– Văn bản ủy quyền;
– Giấy tờ của người phụ thuộc:
-
Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên: Bản sao thẻ CCCD/CMND còn hiệu lực; hoặc
-
Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi: Bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực; hoặc
-
Người có quốc tịch nước ngoài/người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài: Bản sao Hộ chiếu.
Bước 2: Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp và gửi Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ:
– Đối với hồ sơ bằng giấy nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: Tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận vào hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bảng kê danh mục hồ sơ. Sau đó, công chức thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả.
– Trường hợp hồ sơ bằng giấy được gửi bằng đường bưu điện: Đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận hồ sơ vào hồ sơ và ghi số văn thư của cơ quan thuế. Công chức thuế kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế.
Nếu hồ sơ không đầy đủ cần phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT tại Phụ lục II Nghị định số 126/2020/NĐ-CP trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
– Đối với hồ sơ đăng ký thuế điện tử: Việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
- Trường hợp uỷ quyền cho cơ quan chi trả thu nhập:
Bước 1: Người nộp thuế chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc gồm:
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;
– Bản sao Thẻ CCCD/CMND còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên; hoặc
– Bản sao Giấy khai sinh/Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; hoặc
– Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài/người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại:
– Cục Thuế nơi cá nhân làm việc: Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
– Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam: Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhân trả từ nước ngoài.
– Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (thường trú hoặc tạm trú) đối với những trường hợp khác.
Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.