Theo hướng dẫn tại Công văn số 4511/TCT-CS ngày 11/10/2023 của Tổng cục Thuế về hóa đơn GTGT thì:
Căn cứ khoản 1 Điều 5 Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định về thời điểm xác định thuế GTGT;
Căn cứ khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thời điểm xác định thuế GTGT;
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ;
Căn cứ Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về thời điểm lập hóa đơn;
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử lý hóa đơn có sai sót;
Căn cứ điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
Căn cứ quy định và hướng dẫn nêu trên, trường hợp người bán nhận lại hàng hóa trả lại một phần hoặc toàn bộ thì thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều 4 và điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Đối với kê khai bổ sung đối với hóa đơn điều chỉnh, đề nghị Cục Thuế căn cứ các quy định nêu trên và nghiên cứu nội dung hướng dẫn tại công văn số 2546/TCT-CS ngày 22/6/2023
Theo hướng dẫn tại Công văn số 73896/CTHN-TTHT ngày 16/10/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội quy định về hóa đơn thì bên bán sẽ lập hóa đơn hoàn trả hàng, đồng thời bên bán và bên mua có thỏa thuận ghi rõ việc hoàn trả hàng hóa (bên mua không phải lập hóa đơn khi trả lại hàng).
Theo hướng dẫn tại Công văn 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế thì:
– Trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập với thuế suất thuế GTGT 8%, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
Theo hướng dẫn tại Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh thì:
2. Về lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
Đối với trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.
Theo công văn số 1647/TCT-CS ngày 10 tháng 5 năm 2023 của Tổng Cục Thuế V/v hóa đơn điện tử thì:
3. Việc lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa
Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định:
“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Tại khoản 1 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn:
“Điều 8. Thời điểm xác định thuế GTGT
1. Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Căn cứ quy định trên, trường hợp xuất hàng hóa dưới hình thức hoàn trả hàng hóa thì sử dụng hóa đơn theo quy định nêu trên.
Theo Công văn số 2674/TCT-CS ngày 29/6/2023 của Tổng cục Thuế về hóa đơn thì: Tổng Cục Thuế hướng dẫn xử lý khi có hàng bán bị trả lại như sau:
Bên bán xử lý hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều 4 và điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ (phát hành HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT mới thay thế).
Trong đó:
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
…
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
….
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Vậy là: Khi doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP thì khi có phát sinh hàng bán bị trả lại thì sẽ thực hiện xử lý như sau:
+ Người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
+ Khi nhận lại hàng, Bên bán sẽ lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập bằng 1 trong 2 hình thức: hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế
+ Thời điểm lập hóa đơn trả lại hàng là thời điểm nhận lại hàng hóa (là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa)
+ Khi nhận lại hàng, Bên bán sẽ lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập bằng 1 trong 2 hình thức: hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới thay thế
+ Thời điểm lập hóa đơn trả lại hàng là thời điểm nhận lại hàng hóa (là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa)
Dưới đây, Công ty Kế Toán Việt Hưng sẽ đưa ra 1 vài các tình huống cụ thể để các bạn tham khảo về cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại:
Tình huống số 1: Trả lại 1 phần hàng hóa
Ngày 15/08/2023, Công ty Việt Hưng bán hàng cho anh Lương Mạnh Tuyên như sau:
Ngày 15/08/2023, Công ty Việt Hưng bán hàng cho anh Lương Mạnh Tuyên như sau:
+ Tên hàng hóa: Laptop Acer Aspire 3 A315-56-38B1 i3 1005G1/4GB/256GB/15.6
+ Số lượng: 5 chiếc
+ Đơn giá chưa VAT 10%: 7.500.000đ/chiếc
+ Số lượng: 5 chiếc
+ Đơn giá chưa VAT 10%: 7.500.000đ/chiếc
=> Công ty Việt Hưng đã bàn giao 5 chiếc Laptop này cho anh Lương Mạnh Tuyên vào ngày 15/08/2023 và đã xuất hóa đơn số 00021563 ký hiệu 1C23TTU ngày 15/08/2023
Đến ngày 16/08/2023, anh Tuyên phát hiện ra có 2 chiếc Laptop bị lỗi -> Yêu cầu trả lại hàng -> Công ty Việt Hưng đồng ý
=> Hai bên thống nhất lập biên bản trả lại hàng và lập hóa đơn thay thế như sau:
1. Biên bản thỏa thuận trả lại hàng:
2. Bên bán (Công ty Kế Toán Việt Hưng) xuất hóa đơn thay thế khi nhận lại hàng đã bán:
Tình huống số 2: Trả lại toàn bộ hàng hóa
Ngày 05/09/2023, Công ty Việt Hưng bán hàng cho công ty CP Bình An
+ Tên hàng hóa: Điều Hòa Samsung 1 Chiều Inverter 12000Btu AR12TYHQASIN/SV
+ Số lượng: 3 Bộ
+ Đơn giá chưa VAT 10%: 7.000.000đ/bộ
=> Công ty Việt Hưng đã bàn giao 3 Bộ điều hòa này cho công ty CP Bình An vào ngày 05/09/2023 và đã xuất hóa đơn số 00021582 ký hiệu 1C23TTU ngày 05/09/2023
Đến ngày 07/09/2023, công ty CP Bình An toàn bộ số điều hòa đã mua ngày 05/09/2023 đều không đảm bảo chất lương -> Yêu cầu trả lại hàng -> Công ty Việt Hưng đồng ý
=> Hai bên thống nhất lập biên bản trả lại hàng và lập hóa đơn điều chỉnh như sau:
1. Biên bản thỏa thuận trả lại hàng:
=> Công ty Việt Hưng đã bàn giao 3 Bộ điều hòa này cho công ty CP Bình An vào ngày 05/09/2023 và đã xuất hóa đơn số 00021582 ký hiệu 1C23TTU ngày 05/09/2023
Đến ngày 07/09/2023, công ty CP Bình An toàn bộ số điều hòa đã mua ngày 05/09/2023 đều không đảm bảo chất lương -> Yêu cầu trả lại hàng -> Công ty Việt Hưng đồng ý
=> Hai bên thống nhất lập biên bản trả lại hàng và lập hóa đơn điều chỉnh như sau:
1. Biên bản thỏa thuận trả lại hàng:
2. Bên bán (Công ty Kế Toán Việt Hưng) xuất hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng đã bán: