Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư phải lưu trữ tối thiểu bao lâu?
Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư được quy định tại Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
…
7. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Như vậy, đối với tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C) phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Lưu ý: Trường hợp tài liệu kế toán nói trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán đối với các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư được tính từ ngày nào?
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán đối với các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư được quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.
Như vậy, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán đối với các tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.
Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư được phép tiêu hủy trong trường hợp nào?
Việc tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định tại Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
Tiêu hủy tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Đối chiếu với quy định trên thì tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư được phép tiêu hủy khi đã hết thời hạn lưu trữ mà không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Lưu ý: Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.