Sổ kế toán tổng hợp của công ty chứng khoán bao gồm những loại sổ nào?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư 210/2014/TT-BTC thì sổ kế toán tổng hợp của công ty chứng khoán bao gồm:
(1) Sổ Nhật ký:
– Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.
Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh Bên Nợ và Bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở Công ty chứng khoán (Nhật ký chung) trừ các tài khoản đã theo dõi, ghi chép trên các Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
(2) Các Sổ Nhật ký đặc biệt:
– Sổ Nhật ký đặc biệt gồm các sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Nhật ký Thu tiền mặt, Thu tiền gửi ngân hàng; Sổ Nhật ký Chi tiền mặt, Chi tiền gửi ngân hàng.
– Các Nhật ký đặc biệt này được mở và dùng để ghi chép các nghiệp vụ quy định riêng cho từng loại sổ Nhật ký này, như: Sổ Nhật ký mua hàng được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền phát sinh trong kỳ kế toán.
(3) Sổ Cái:
– Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho Công ty chứng khoán.
– Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty chứng khoán.
– Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ.
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào Bên Nợ hoặc Bên Có của tài khoản.
Công ty chứng khoán ghi sổ kế toán bằng hình thức nào?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Thông tư 210/2014/TT-BTC thì công ty chứng khoán có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán. Cụ thể:
(1) Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán và quy định của Hình thức Nhật ký chung. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
(2) Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phần mềm kế toán thì Công ty chứng khoán được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng chương trình phần mềm kế toán cho phù hợp với Hình thức Nhật ký chung.
Hình thức kế toán Nhật ký chung bằng phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty chứng khoán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
(1) Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán;
(2) Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Thông tư này;
(3) Công ty chứng khoán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có) để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của Công ty chứng khoán.
Trước đây, công ty chứng khoán sẽ căn cứ các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư 103/2005/TT-BTC. Tuy nhiên, hiện tại văn bản này đã hết hiệu lực và chưa có văn bản thay thế.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán thì phải làm thế nào?
Trường hợp thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán được quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 210/2014/TT-BTC như sau:
Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán
1. Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
2. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được Kế toán trưởng ký xác nhận.
Như vậy, theo quy định, khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ kế toán thì kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
Biên bản bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán phải được Kế toán trưởng ký xác nhận.