Hướng dẫn cách làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TTBTC
Hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
1. Căn cứ thực hiện:
Theo quy định tại khoản 3, điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ thì
+ Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
+ Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Thời hạn thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TTBTC
Theo khoản 1, Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Theo khoản 1, Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
3. Thủ tục – Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được thực hiện như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
– Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
+ Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy
=> Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
=> Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
=> Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
4. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC)
Tại kỳ thực hiện hủy hóa đơn (tháng/quý có hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo TT 32) => Khi lập báo cáo tính hình sử dụng hóa đơn => Doanh nghiệp phản ánh số hóa đơn đã thông báo kết quả hủy vào báo cáo tình hình sử hóa đơn Mẫu BC26/AC tại cột chỉ tiêu số 18 và 19
Như trong nội dung của mẫu biểu bộ hồ sơ trên: Công ty Việt Hưng đã thực hiện hủy 1940 số hóa đơn từ số 0000061 đến hóa đơn số 0002000 vào ngày 06/12/2021 (Thuộc quý 4/2021)
Thì tại mẫu BC26/AC của quý 4/2021:
+ Tại cột chỉ tiêu số 19 “Số” các bạn điền thông tin như sau: 00000061-0002000
=> Phần mềm sẽ động tính toán ra “Số lượng” hóa đơn hủy tại cột chỉ tiêu số 18 là 1940