Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa file Word, Excel mới nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa file Word, Excel là công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản. Sử dụng mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa file Word, Excel giúp việc ghi nhận, kiểm tra tài sản trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được hướng dẫn tại Phụ lục 3 Mẫu số 05 – VT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa file Word, Excel còn cung cấp các trường thông tin cụ thể, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh theo yêu cầu.

Hiện nay, có nhiều mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa file Word, Excel mới nhất, phù hợp với các quy định về quản lý tài sản trong doanh nghiệp. Lựa chọn đúng mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa file Word, Excel sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong công việc kiểm kê.

Lập biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như thế nào?

Căn cứ tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn lập biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa như sau:

(1) Mục đích: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.

(2) Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê. Ban kiểm kê gồm Trưởng ban và các ủy viên.

Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản riêng.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được kiểm kê tại kho.

Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (tùy theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp).

Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo sổ kế toán.

Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo kết quả kiểm kê.

Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.

Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:

– Tốt 100% ghi vào cột 10.

– Kém phẩm chất ghi vào cột 11.

– Mất phẩm chất ghi vào cột 12.

Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc doanh nghiệp ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.

Biên bản được lập thành 2 bản:

– 1 bản phòng kế toán lưu.

– 1 bản thủ kho lưu.

Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký vào biên bản (ghi rõ họ tên).

Lưu ý khi lập biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa như thế nào?

Khi lập biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo tính chính xác và minh bạch:

– Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan: Bao gồm sổ sách, báo cáo xuất nhập tồn kho, các chứng từ liên quan để đối chiếu khi kiểm kê. Điều này giúp xác định chính xác số lượng và tình trạng của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.

– Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết: Xác định thời gian, địa điểm và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia kiểm kê. Điều này đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra hiệu quả và không bỏ sót bất kỳ mục nào.

– Xác minh số liệu thực tế và sổ sách: Khi kiểm kê, cần so sánh số lượng thực tế với số liệu trong sổ sách để phát hiện chênh lệch. Nếu có sai lệch, cần ghi rõ nguyên nhân và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết.

– Ghi chép cẩn thận, rõ ràng: Trong quá trình lập biên bản, cần ghi đầy đủ thông tin chi tiết về số lượng, tình trạng, chủng loại, mã hàng, ngày kiểm kê, và người thực hiện. Mọi thông tin cần rõ ràng, tránh sai sót hoặc nhầm lẫn.

– Ký xác nhận của các bên liên quan: Sau khi kiểm kê, biên bản cần có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia, người lập biên bản, người quản lý và đại diện của phòng kế toán hoặc quản lý kho. Đây là căn cứ pháp lý đảm bảo tính minh bạch và chính xác của biên bản kiểm kê