Giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200: Mẫu số 03/TT – Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200 file Word
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNGNgày ….. tháng ….. năm ……
Số : …………………
|
1. Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Là Gì?
Theo quy định tại Điều 21 Khoản 1 Thông tư 133/2016/TT-BTC thì tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư của doanh nghiệp cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết các công việc nào đó đã được phê duyệt.
Người được nhận tiền tạm ứng phải là nhân viên của công ty. Ngoài ra, các đối tượng thường xuyên được nhận tạm ứng phải được Giám đốc xác định rõ bằng văn bản.
Giấy đề nghị tạm ứng được hiểu là một loại giấy tờ chuyên dụng để yêu cầu công ty cấp một số tiền cho những cá nhân nhân viên một khoản tiền và số tiền này được gọi là số tiền tạm ứng.
Khoản tiền tạm ứng này sẽ được cung cấp dưới hình thức vật tư cho người tạm ứng để thực hiện hoạt động kinh doanh chính thức của công ty và phải được ban giám đốc phê duyệt.
2. Đối Tượng, Mục Đích Của Giấy Đề Nghị Tạm Ứng
– Đối tượng lập: Là người lao động trong doanh nghiệp khi có nhu cầu tạm ứng
– Mục đích của đơn đề nghị tạm ứng: Mẫu đơn đề nghị tạm ứng là căn cứ để thực hiện các thủ tục xét duyệt các khoản tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi tiền và xuất quỹ cho các khoản tạm ứng.
– Trình tự ký duyệt: Người lao động lập ⇒ Trưởng bộ phận ký ⇒ Kế toán trưởng ghi ý kiến và ký ⇒ Giám đốc duyệt.
3. Thủ Tục Đề Nghị Tạm Ứng
Quy trình tạm ứng
Quy trình tạm ứng được thiết lập với mục đích để đảm bảo cho quá trình tạm ứng được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát
Nhu cầu tạm ứng
– Người tạm ứng khi thực hiện một số công việc cần phải trả trước một số tiền cho đối tác hay đi công tác thì người thực hiện công việc được phép tạm ứng từ tiền cần làm phiếu đề nghị đi công tác, phiếu đề nghị tạm ứng hay chứng từ liên quan khác
Lập phiếu đề nghị tạm ứng
– Người có nhu cầu tạm ứng lập phiếu đề nghị tạm ứng kèm theo các chứng từ liên quan trình TĐV ký sau đó trình phó HT phụ trách ký duyệt
Duyệt chi
– Trình kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình HT ký duyệt
– Chuyển phiếu đề nghị tạm đã được ký duyệt cho kế toán lập phiếu chi
Lập phiếu chi
– Kế toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng sau đó HT ký duyết rồi thủ quỹ thực hiện chi tiền
Chi tiền
– Thủ quỹ sẽ căn cứ phiếu chi được duyệt thực hiện chi tiền và ghi sổ quỹ
– Phiếu chi được lập 3 liên: Người nhận tiền giữ 1 liên, thủ quỹ giữ một liên và kế oán giữ một liên để lưu chứng từ
– Phiếu chi buộc phải đầy đủ chữ ký vaf ghi rõ họ tên của: Thủ quỹ, kế toán, kế toán trưởng, HT và người nhận tiền
Đối chiếu, kiểm tra số liệu, báo cáo
– Kế toán sẽ đối chiếu với số dư tiền mặt với thủ quỹ mỗi ngày
– Kế toán ngân hàng đối chiều số dư tiền gửi ngân hàng với ngân hàng
– Đối chiếu số dư tạm ứng với người tạm ứng vào cuối tháng vào mỗi lần tạm ứng hoặc hoàn ứng
– Kiểm tra số liệu và lập báo cáo công nợ tạm ứng sau đó gửi báo cáo cho kế toán trưởng cuối tháng
Lưu hồ sơ
– Kế toán lưu các chứng từ liên quan đến chi tiêu tạm ứng
Trong một tổ chức làm việc, khi một cá nhân, bộ phận nào đó có nguyện vọng tạm ứng số tiền nhất định phải thực hiện các thủ tục chặt chẽ như sau:
Ví dụ đối với việc tạm ứng cho chuyến công tác giải quyết công việc của tổ chức cần làm hồ sơ tạm ứng với các giấy tờ cần thiết:
- Hồ sơ tạm ứng theo mẫu có sẵn
- Báo cáo đề suất công tác
- Bảng dự toán chi phí cho chuyến công tác
- Phiếu báo giá vé máy bay hoặc phương tiện đi lại mà cá nhân lựa chọn.
- Tùy thuộc vào lịch trình và tính chất công việc mà các cá nhân có thể nộp thêm các giấy tờ có liên quan khác.
4. Nội Dung Cần Có Trong Giấy Đề Nghị Tạm Ứng
Có nhiều mẫu giấy đề nghị tạm ứng khác nhau, nhưng đều sẽ có những thông tin dưới đây:
– Tên đơn vị, tên bộ phận phải được ghi rõ ở góc trên bên trái của đơn đề nghị tạm ứng. Người xin tạm ứng phải hoàn thành một liên của mẫu đơn đề nghị tạm ứng và viết rõ là gửi giám đốc công ty (người xét duyệt tạm ứng).
– Người đề nghị tạm ứng phải ghi rõ họ tên, phòng ban, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).
– Lý do tạm ứng cần nêu rõ mục đích sử dụng của khoản tạm ứng như: Tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, chiêu đãi khách …
– Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
5. Cách Viết Giấy Đề Nghị Tạm Ứng Và Những Lưu Ý
Phía trên cùng góc bên trái: Ghi tên đơn vị và tên bộ phận.
Dòng thứ 1: Kính gửi: Ghi tên bộ phận được duyệt cuối cùng.
Dòng thứ 2: Nhập tên của người yêu cầu tạm ứng trước
Dòng thứ 3: Nhập tên của bộ phận mà người yêu cầu tạm ứng đang làm
Dòng thứ 4: Nhập số tiền chính xác của khoản tạm ứng bằng số
Dòng thứ 5: Ghi số tiền tạm ứng bằng chữ.
Dòng thứ 6: Cho biết khoản trả trước được sử dụng để nhằm mục đích là làm gì: Tiền phí công tác, mua nguyên vật liệu, văn phòng phẩm, tiếp đãi khách
Dòng thứ 7: Ghi rõ ngày tháng hoàn trả lại số tiền đã tạm ứng
Lưu ý:
Khi lập đơn đề nghị tạm ứng, người nhận tiền tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số tiền do công ty hoặc tổ chức cung cấp, cụ thể như sau:
- Người nhận tạm ứng chỉ được sử dụng khoản tạm ứng cho các mục đích / nhu cầu đã được phê duyệt.
- Nếu số tiền tạm ứng không được sử dụng, số tiền đó phải được hoàn lại cho thủ quỹ.
- Người Nhận tiền trả trước cũng không có quyền cung cấp Khoản Trả Trước cho người khác.
Ngoài ra, nếu sử dụng hết số tiền tạm ứng, người nhận tạm ứng phải nộp bảng thanh toán tiền tạm ứng (kèm theo bản chính) nhằm mục đích:
- Thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận được.
- Bạn thanh toán số tiền đã chi tiêu và phần chênh lệch (nếu có) giữa số tiền nhận được và số tiền đã chi tiêu.
Nếu số tiền tạm ứng còn lại không được trả lại quỹ sau khi hoạt động kết thúc thì sẽ được khấu trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
– Đối với các chi phí vượt quá khoản tạm ứng, Công ty sẽ thanh toán phần còn thiếu cho người thụ hưởng khoản tạm ứng.
– Người nhận tiền tạm ứng phải thanh toán đầy đủ khoản tạm ứng của kỳ trước trước khi nhận khoản tạm ứng của kỳ tiếp theo.
– Bộ phận kế toán cũng cần giám sát chặt chẽ những người nhận kế toán và ghi chép đầy đủ về cách thức nhận, thanh toán và tạm ứng cho mỗi lần tạm ứng.