1. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Hiện nay, có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn và tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice.
2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Sau đây là những cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:
2.1. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trên trang web của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn… rồi ấn “tìm kiếm”.
Lưu ý:
Chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng.Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
Ký hiệu hóa đơn bỏ chữ số 1, chỉ lấy các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: C22TYY.
Số hóa đơn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
Tổng tiền thanh toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiển thị ở bên trái màn hình.
Ảnh 02
Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
Nếu nhận được kết quả như nội dùng hình bên dưới thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn.
Nếu kết quả nhận được là “không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.
2.2. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trên hệ thống phần mềm EasyInvoice
Để thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Truy cập https://tracuu.easyinvoice.vn
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin còn thiếu như: tên doanh nghiệp, mã số thuế… và nhấn “tìm kiếm”.
Ảnh 03
Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin hóa đơn
Tương tự như cách tra cứu hóa đơn trên website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, trang web tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice cũng trả về 2 kết quả: tồn tại thông tin hóa đơn hoặc không tồn tại hóa đơn.
Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn, tức là hóa đơn đã hợp lệ. Và nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin đã nhập và liên hệ cho bên bán nếu kết quả tìm kiếm không thay đổi.
2.3. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC trên hệ thống Fast e-Invoice
Trong trường hợp này, có thể thực hiện một trong 03 cách sau đây:
(i) Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn:
Ảnh 04
Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.
Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.
Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.
(ii) Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc
Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được
Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực.
Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.
(iii) Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn
Ảnh 05
Bước 1: Click vào đây.
Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.